一目的
为加强公司档案管理，规范公司档案的收集和归档程序和方法，保证公司档案的完整性、准确性和系统化。 为提供符合公司需要的证据，保证管理体系的有效运行，更好地服务于公司工作，特制特制制定。
第二管理责任和原则
1）管理职责。
1）行政部建立健全管理制度和工作标准，对各部门档案管理进行收集、监督、指导和检查。
2）每个部门每月向行政部门提交更新的文件和管理分类账信息。
3）行政部门应使用服务器或固定硬盘按规定保存所有档案。
（四）加强档案管理体系建设和完善。
2）管理原则。
1）集中统一行政管理。
2）维护文件的完整性和安全性。
3）易于日常使用。
第三适用范围
本制度适用于公司各部门的档案管理。
第四档案管理
1）文件的内容。
1、在公司设立、业务发展、管理过程中形成的各种书面资料、图表、音像等各种形式和载体的历史记录应予存档。 具体包括但不限于以下内容：
2、人事行政管理形成的文件资料：包括公司章程、公司资质、各项管理制度、综合行政事务管理、各类合同协议、法律事务及纠纷、人事管理等资料。 公司员工的任免、调配、培训、专业技术岗位考核、员工招聘、转正、分级、资金转移和退休、退休、医疗、养老金、死亡、奖惩、住房租赁管理、公共关系和对外事务，以及公司需要执行的第一权限出具的文件。
3、经营管理形成的文件：包括门店经营战略决议、策划统计工作、商业秘密、营销管理等文件。
4、生产技术管理形成的文件：包括生产准备、组织、转移、质量控制、质量控制、检测、控制、安全生产、消防、测量、标准化等文件和资料。
5、产品生产或业务发展形成的文件：包括市场调研、产品配方、产品工艺、试制、加工制造、产品研发等。
6、设施仪器管理形成的文件和资料：包括设施仪器购置的审批、采购合同、设施仪器的开箱和收货、安装调试、使用、保护改造、报废、事故分析和处理等。
7、会计工作形成的文件和资料：包括会计凭证、会计账簿、财务报告和报表。
8、员工个人管理形成的文件：包括简历、判断检查、专业技术岗位考核、奖惩、工资、保险、福利、培训及岗位技术评价等。
8、公司历史演变（包括公司简介）、大事记、年鉴、剪报、反映公司重要活动和事件的音像资料、荣誉获奖证书、纪念文献物品和展览、录音录像、录像等文件;
9、公司重要活动和会议中形成的指示、报告、计划、检查摘要、重要简报、会议纪要、会议记录、视听资料、具有参考价值的资料、工作文件等;
2）会计档案。
1）会计档案因涉及的内容比较专业，原则上由财政部自行保留，特殊情况由财政部和行政部协商特殊处理。
2）会计档案是指公司的会计资料，如会计凭证、会计账簿、会计报表等。财政部是会计档案的主管部门，财政部建立健全会计档案归档、归档、保管、查阅和销毁管理制度。 公司接受上级财政主管部门和档案业务机构的业务指导、监督和检查。
c） 电子文件类型。
包括：文字处理文件（定型电子文件、官方电子文件）、图像文件、图形文件、视频文件、声音文件、多**文件、数据库文件、超文本文件（指通过网络技术制作的浏览器文件）。
4）公司各部门都有其他承运人形式的文件，其他承运人形式的文件将一并提交。
1）存档时间段。
原则上，所有文件、资料将在完成后一周内报送公司行政部门存档，原部门保留副本。 如果文件有副本，则由原部门保留工作所需的部分，其余部分将移交给行政部门进行统一管理。 如果原件需要长期使用，原件部门需要将副本提交行政部门存档，原件完成后将交给行政部门进行复印。 对于文件不完整的，原部门积极配合行政部门进行追踪并上交。 行政部门每月从每个部门收集一次档案。
2）归档要求。
2.1、存档文件必须完整、真实、准确，要求说明和批准、打印件和手稿、原件和复印件必须一致。
2.2、归档文件资料的保密等级和保存期限分类必须准确，分类明确，分类准确，数量合理，编目清晰。
2.3、每年形成的会计档案，由财务部门按照备案要求整理装订成册，并准备保管。
2.4、归档时，双方根据转档文件核对归档文件，并在转账清单上签字确认。
2.5.电子文件必须有稳定可靠的网络环境，严格的安全管理措施，并且重要电子文件的内容要制作纸质版本，可以逻辑存档，将电子文档存档在公司的固定硬盘中。
2.6、必须打印并保留具有永久存储价值的原始文件，重要文件必须备份并存放在其他地方。
2.7、电子档案应定期抽样检查，问题应及时修复。
2.8. 机密文件必须存放在上锁的文件柜中，以便妥善保管。
5、档案管理期限
1.各部门档案管理期限，按档案的类别和重要性进行考核标准，对每份归档文件的保存期限。 一般分为永久保存和定期保存，其中定期保存分为30年和10年。
2.会计档案管理期。
1）财务部负责按照归档要求整理每年形成的会计档案。本年度的会计档案可由财务部在会计年度结束后暂时保存一年。 期限届满后，原则上应编制清单，并移交给公司档案部门。
（二）行政管理部门受理的会计档案原则上按原卷保存。如果需要拆包重新整理，则需要与财务部门和处理人员一起拆包整理，明确职责。
3）会计档案应妥善保管，有序存放，易于查找，严格执行安全保密制度，不得随意堆放，严防损坏、丢失和泄漏。
4）公司查阅会计档案应按规定办理。上级机关或其他单位需要检查的，必须经公司领导批准，并派专人陪同阅读，原件不得出借。
5）会计部门人员变动或部门变动的，应将会计档案转交指定人员或部门，并办理交接手续。
6）各种会计档案的保存期限可分为永久和定期两大类，详见会计档案保留期限。保留期从财政年度结束后的第一天开始。
3.电子文档的保留期限。
1）电子单证备案、移交前，有关部门应当核对本部门电子单证的真实性、完整性，确保移交及时、数据完整、内容准确、编目规范、账目一致、程序明确。移交清单一式两份，交接签字后各方各持有一份。
2）行政部负责电子文件归档前的监督指导，以及档案检查验收后的统一编目、保管、开发利用工作。
3）电子档案的移送应至少制作两套电子档案，一套用于密封保管，一套用于查阅和使用。有必要制作第三套并将其存放在场外。
4）接收电子档案的主要流程是：核对电子档案资料、办理移交手续、电子档案数据的迁移和转换、电子档案数据的存储等步骤。收到电子文件后，应实时更新，及时解决问题。
5）随着计算机技术和设备的发展和更新，在完整、准确、有保障的前提下，对盘点电子档案进行同步更新和复制。复制或修复新版本后，旧的或有问题的运营商仍需存储三年。
六档案跟上新货和借贷的步伐
1.行政部每年整理档案资料，形成大事记、制度、专项文件、企业荣誉、重要影片的汇编。 编制各类档案资料目录，提高档案管理的效率和利用率。
2.档案借阅。
1）借款人应认真执行档案管理办法和保密制度的规定，确保公司机密不泄露，借款人应对档案借用期间的保密和安全事宜负责。
2）需要申请借阅档案的电子扫描件和原件，借阅须经申请程序通过后方可进行，档案管理员在借阅时需填写《档案借阅登记表》。
3）企业员工可直接查阅部门业务工作范围内的档案。使用涉密档案，必须填写《查阅涉密档案审批表》，经档案档案部门负责人批准后方可查阅。 绝密和机密记录必须在档案阅览室查阅，不得复印或出借。
4）档案借阅期限一般不超过7个工作日，到期时归还。如果您需要再次借款，则必须续贷。 最长续订期不得超过 30 个工作日。
5）文件使用者应按文件级别对文件内容保密，对文件的安全和完整性负责，不得标记、污损、涂改或出借文件。
6）档案返还时，经档案管理员核实后及时归档。如有涂改、缺页、损坏、遗失等问题，应及时报告。
7）员工调岗辞职时，必须将所有档案交回档案管理部门，方可办理相应的辞职手续，如因档案不交接影响公司正常经营，从个人业绩中扣除100元。
七档案的识别和销毁
（一）各级档案管理部门应当按照规定的程序和审批权限销毁档案，不得随意销毁任何形式的档案资料。
2）对保管期届满后无存储或者使用价值的档案，档案管理部门应当组织鉴定组，确认是否需要销毁。评估小组的成员包括档案管理员、部门负责人和档案部门领导。
3）鉴定组对需要销毁的档案进行审查后，档案管理部门应编制《档案销毁清单》，《档案销毁清单》应载明：销毁档案目录、档案管理员签名、主管签名、销毁时间。档案销毁清单应永久保存。
4）单证销毁必须在指定地点进行，并应指定专人监督销售，严禁将销毁单据用于其他目的。售出前，根据库存; 出售后，销毁舰和监理人应当在销毁清单上签字确认，并向单位负责人报告监理情况。 档案销毁后，要确保他人无法通过销毁的档案获得档案的原始信息。
5）已过期但无法销毁的档案，如：未清偿债权债务、未结事项、经核实仍具有保存参考价值的档案，应另行抽取归档，直至事项结束。
6）会计档案保管期满，需要销毁的，由公司档案或者财政部提出销毁意见，并严格审查，编制销毁清单的会计档案，销毁后报主管批准。未清偿债权、债务、法律纠纷涉及的原始材料应单独抽取，另立归档，直至结案。
7）财务、档案部门联合派员监督销售。在销毁会计档案之前，主管应仔细核对盘点，销毁后在销毁清单上签字，并向有关领导报告监督情况。
八奖惩
1、档案管理部门应当不定期对各单位的档案管理情况进行检查和评估。
2、有下列行为的部门或者个人，按照《员工奖惩办法》的规定处罚：
1）档案管理不符合要求，管理混乱;
2）未按时归档或移交档案，造成档案损坏或丢失的;
（三）篡改、伪造、损坏、丢失或者故意隐瞒档案，或者在借阅、复制档案时对档案进行抽取、拆包、交换、篡改的;
（四）明知档案处于危险之中，未采取措施，导致档案遗失的;
（五）逾期借阅档案，未按时归还档案的;
6）泄露文件机密，给企业造成损失;
7） 未经授权销毁文件。
九附件：
附录1 “提交的范围和期限”。
附件2 “档案移交表”。
附件3《档案借阅登记表》。
附录4《查阅涉密档案审批表》。
附录5 “销毁档案的批准表”。
附件6 “档案销毁清单”。
附件6档案销毁清单
驱逐舰的签名： 销售主管的签名：
销毁时间： 销毁地点：