第一品总则
为规范公司各部门会议室管理，提高会议质量，实现公司信息资源的高效运作，更好地贯彻落实公司各项管理要求，切实提高公司运营水平和工作效率，本制度强调会前通知的四项要求， 会议登录、会议记录和会后实施。本制度适用于公司所有综合性会议和特别会议，并制定本规定。
第2条公司各项会议均应严格按照《会议室管理规定》进行。
第3条会议分类
1）综合会议：公司定期对日常工作中的各种问题和日常经营发展过程中的各种问题进行总结、讨论和研究。它包括总经理办公会议、定期办公会议、业务调度会议、各部门临时会议等。
2）专题会议：针对公司产品研发技术、业务综合会议、安全生产管理、门店扩建建设、运营管理、融资运作、招投标采购等工作中遇到的具体问题和事项的专题调研讨论会，由相关部门根据工作需要不定期组织召开。会议的具体时间、地点和参加者由会议组织部门确定并召集。
3）公司或我公司其他单位、**机关等在我公司召开的会议（如现场会议、汇报会、办公会议等）或公司商务会议（如友谊洽谈会、用户座谈会等）由行政部门受理安排，相关业务对口部门做好会议事务处理工作。
第4条会议室预订和使用
1）为避免使用会议室时发生冲突，如各部门需要使用会议室，需提前一天与行政部预约（例会除外），行政部应在附件1《会议室使用登记表》中登记。如临时开会，应至少提前一小时通知行政部，由行政部根据会议室预订情况安排。 各类会议召开前，会议主持人应制定会议议题，确定参会人员，并由会议组织部门提前通知参会人员。 会议组织部具体负责会议的组织工作，会场的安排和签到，以及设备和材料的准备工作。
2）会议室使用时间如有冲突，要坚持部分服从整体的原则。公司会议优先于部门会议，部门会议根据重要性和紧迫性原则相互协调，并通知行政部门。
3）会议期间，需要使用相关设备（如投影仪、麦克风、电脑等），请严格按照相关设备操作说明进行操作。如果您需要帮助，请提前向行政部门寻求支持。
4）重要会议参会者需在附件2《会议签到表》上签字，会议结束后由会议记录员制作会议记录。
第5条会议纪律和要求
1）参会人员必须准时到达会议，不得擅自缺席或请假（参会人员不能参加会议的，须事先向会议主持人请假并征得同意）。
2）进入会议室前，参会人员应整洁整洁，精力充沛。
3）参会者有意识地关闭手机或将其调到静音振动状态，不允许在会议期间打瞌睡、打电话、玩手机等与会议无关的事情。
4）会议中途请勿离开会场，特殊情况下，离开前必须向会议主持人指示并征得同意。
5）会上发言要简明扼要，避免与会议无关的话题。会议主持人有权提醒发言者，其他人无权打断发言者的发言。 与会人员应及时记录会议记录并传达会议内容。 同时，所有与会人员不得泄露需要保密的事项的保密性，否则将按照有关规定处理。
6）会议应遵循“务实高效”的原则，本着“会议必须讨论、讨论必须决定、必须做出决定、行动必须有结果”的会议精神，使会议“有主要目的、有对策、有决议、有责责、有时间限制”。
第6条提醒
1）对各次会议形成的决议，牵头部门应当及时书面通知承办部门，并负责督促和监督决议的执行。
2）承办部门收到附件3中的《会议决定事项提醒表》后，应在附件4中的《提醒事项统计表》中签字，并在规定时间内完成处理并填写结果。如未在规定时间内完成工序，应填写原因及后续工作计划，并上报有关领导。 处理完毕的，承办事项的部门应将原提醒书移交牵头部门保存，副本报办公室存档。
第7条房间管理
1）会议室由行政部管理，各部门使用会议室时，由相关部门按照谁使用、谁管理的原则进行管理，必须保持环境清洁和设施安全。
2）会议室的日常卫生由行政部安排。会议组织部门负责会后的卫生和清洁工作，会议室打扫干净后再交行政部。
3）会议室内电子设备的管理、使用、维护应由专人负责，他人不得随意操作，否则对设备造成的损坏按价格赔偿。
4）重要会议在会议室的服务，由行政部门根据实际情况安排。其他例行会议和商务会议将由会议组织部门安排。
本制度自印发之日起执行，本规定未涉及的事项由行政部门负责解释。