编者按
采购需求是采购管理的源头，要实现高效规范的采购，必须从源头上提高需求管理能力。 本文论述了采购需求管理的内涵和价值，分析了采购需求管理存在的问题，提出了加强需求管理的措施，包括建立内部控制体系、加强采购需求审查、完善采购品类管理机制、开展需求标准化建设、打造专业采购团队、 加强采购需求研究论证，建立需求评估监督机制，为进一步提升企业采购管理水平提供参考。
随着社会分工的不断细化，现代市场竞争不再是企业之间的竞争，而是企业背后整个链条的竞争。 企业要想持续发展，就需要不断从外部采购优质资源，把最好的业务作为企业能力的延伸，满足自身的业务和创新需求。 采购需求是采购管理的原因和核心，采购必须从源头上提高需求管理能力，才能达到降本增效、防范风险、支撑业务运营的目的。
一。 企业采购需求管理的内涵和价值
（一）采购需求管理的内涵
采购需求是指采购对象和采购人为实现采购目标而需要满足的技术和商业要求。 其中，技术要求是指采购标的的功能和质量要求，包括性能、材料、结构、外观、安全或服务内容和标准业务要求是指获取采购标的的时间、地点、财务和服务要求，包括交货（实施）的时间（期间）和地点（范围）、付款条件、包装运输、售后服务、保险、知识产权权属和保密要求等。
采购需求管理分为狭义和广义。 狭义的需求管理主要是指编制需求的过程。 广义的需求管理包括需求的准备、审查、实施、反馈和评估。 需求是采购活动的“原材料”，影响着整个采购活动的质量，可以说采购活动就是执行需求的过程。 因此，从采购全流程管理的角度来看，企业采购需求管理包括了上述广义需求管理的内容，最终解决了买什么、买多少、什么时候买、怎么买、买效果好不好等问题。
（二）采购需求管理的价值
1.优化外部资源引进，提升企业经营绩效
企业是各种资源的集合体，企业的竞争优势在于它所拥有的资源，通过对资源的识别、占有和配置，获得可持续的竞争优势。 采购是企业从外部获取资源的主要途径，要保证采购活动为企业带来增值效果，即以合理的成本在市场上获得优质资源，弥补自身资源的不足，就必须认真制定采购需求。 对于采购方而言，良好的采购要求反映了企业内部各项业务的发展目标和战略，保证了采购标的规范和标准的科学性、合理性和前瞻性。 对于最优秀的商家来说，明确的采购需求向他们传达了清晰准确的供求信息和功能定位，帮助他们提高产品和服务的适应性，为采购商创造更大的价值。
2.继续降低采购总拥有成本，为“紧日子”做好准备。
采购部门要充分发挥降本增效的作用，就必须考虑两个要素，一是降低总拥有成本，二是持续降低成本，这两者都离不开科学合理的采购需求。 首先，在计算采购成本时，不仅要考虑采购标的购置成本，还要考虑整个生命周期的运营维护成本，即总拥有成本，包括运输和交付、退换货、维修和保养、备件、版本升级、 等。 在采购实践中，运维成本接近或高于产品本身购置成本的情况并不少见。 其次，将降低采购成本分为两个层次：低层次的成本降低是通过谈判和竞争来降低采购，本质上是压缩第一业务的利润空间，对持续降低成本的贡献有限高层次降本是通过价值分析，即按照“价值=功能成本”的原则，在满足企业生产经营的前提下，去掉多余的功能需求，简化过度复杂的功能需求，减少不必要的高成本需求，实现采购价值最大化，实现成本的持续降值。
3.形成有效的权力约束，提高采购的公平公正性
集中采购部门要在需求部门与第一业务之间的“隔离网”中发挥好作用，避免集中模式下需求部门“一言堂”状态带来的采购决策风险、操作风险和道德风险。把握市场形势，从采购角度提出专业评审意见，避免倾向性、歧视性需求，严格遵守公平公正采购底线。
二。 企业采购需求管理中存在的主要问题
（1）对采购需求的重要性认识不充分
采购工作敏感复杂，规章制度多，违规风险高。 为了保证合规性，需求部门往往坚持“过程优先”，即采购工作的第一要务是按照制度执行程序，只要集中采购后的流程和结果符合要求，从而忽视了作为采购工作基石的需求管理。 在这种思维的影响下，需求部门简单而匆忙地将需求论证出来，交给采购部门进行流程处理。 然而，采购部门面对涉及各行业的复杂采购需求，受限于自身人力和专业知识，难免缺乏审查的深度和广度。
（2）采购要求存在诸多缺陷
实践中，采购需求主要存在以下五大缺陷：一是采购需求必要性不足，存在“贪尽善尽美”、“低用高配置”、“重复采购”等情况。 二是采购需求有小有大，第一业务进行钓鱼营销，第一业务采购规模小，第一业务低价中标，后续采购需求增加，第一业务增加，迫使采购人继续采购。 三是需求指标不够具体、清晰，原则上只做笼统的描述，导致企业对需求的响应弹性过大，难以有效筛选出优质的产品和服务，不利于成本控制。 四是采购需求存在倾向性和歧视性，针对特定供应商量身定制，或以不合理的条件限制、排斥其他供应商，给采购活动中的公平竞争带来隐患。 五是缺乏前瞻性、系统性、整体性的采购需求，对零散需求或多年需求缺乏统筹，倒逼采购部门对同类事项进行多次采购，降低了集中采购的规模效应和工作效率。
（3）采购需求缺乏科学论证
采购是一门专业性、综合性、实践性的学科，它融合了与采购主题相关的经济管理学科和行业等不同领域的知识。 要制定科学合理的采购需求，一是要有相关专业人才，二是要集中研究、多方比较、科学论证，这两者在一些采购项目中都是缺乏的。 一方面，企业员工大多是与企业主营业务相关的专业人员，了解主营业务，但未必能完全掌握与业务相关的商品和服务的技术指标、生产流程和行业特点。 另一方面，大多数需求部门没有专人负责需求管理，而是兼职由采购相关业务人员制定采购需求，自身工作任务比较繁重，且可能不具备相关专业知识，难以对采购需求进行全面深入的论证。 基于上述实际情况，一些项目采购需求是通过在线搜索、同行请求等非专业渠道获得的，或者直接抄袭过往类似项目，甚至由个别潜在商家获取。
三。 企业加强采购需求管理的措施
（一）构建内控制度，整合需求部门主体职责
采购涉及关键资源的引入和较大的资金支出，是企业经营的支撑保障，也是企业管理的关键风险领域。 做好全过程工作，系统化管理采购需求，制度建设和权责分工是前提和基础。 首先，在制度上要明确需求部门负责采购需求的编制工作，推动其从固有的重过程、忽略实质的观念转变，加强需求调查研究。 二是以需求管理为重点，构建涵盖项目审批、预算审批、需求编制审核、履约验收等全过程协作约束机制，明确需求部门、财务部门、采购部门的工作职责和流程。 三是构建内控合规、审计检查、纪律检查等相关部门的审查、监督、检查、调查和问责的分级机制，开展采购工作，传达廉洁合规理念，形成长效治理体系。
（二）加强采购需求审核，提高需求质量
采购部门应立足自身岗位职责，履行采购需求审核职责，从必要完整性、科学适当性、具体准确性、合规性四个方面开展审核。 必要完备性是指采购需求满足企业实际需要和财务管理制度的前提，将相同的采购需求充分整合，并兼顾采购标的全生命周期所涉及的各种因素。 实践中，对于长期采购标的物，合理期限内的升级保养费用和备件费用应在首次采购时整体确定，既能充分利用买方在首次采购中的优势，提高议价能力， 同时也大大减少了后续相关维修事宜的采购工作量。科学适宜是指采购需求应反映企业业务的主流发展方向和采购目标，符合国家和行业标准，并适当设定指标，避免需求过大导致的“奢侈采购”和需求过低导致的“无效采购”。 实践中，对于家具、物业等一般采购标的，**部门、行业协会等权威机构制定的采购需求技术标准具有很大的参考和示范作用，企业可以结合自身需求进行借鉴。 具体准确是指采购需求要规范、清晰、准确，说明采购标的的功能、应用场景、目标等基本要求，尽可能明确客观和量化指标。 合法合规是指采购需求应当符合招标采购、行业监管和民商事等相关法律法规的规定，最大程度保证市场竞争，不设置歧视性、倾向性或排他性标准要求。
（三）完善采购品类管理机制，开展需求标准化建设
为了兼顾采购需求的质量和采购的效率，要梳理各品类的特点，收集同一品类的需求，将分散采购变为集约化采购，同时开展需求的标准化，促进同类采购事项标准的统一。
在品类管理方面，首先是确定各品类需求的集中管理部门，定期梳理各品类的产品特点和市场特点，进行需求评估分析，研究相关品类的关键技术标准二是采购部门与需求部门要加强协调配合，根据历史采购数据和未来工作计划，做好采购需求整合工作，避免因采购分散、急采购造成需求重复论证、草率表述。 在实践中，笔者所在企业根据采购标的的采购规模、标准化程度、国产化程度，制定不同层次的年度集中采购目录，确定重点采购类别结合业务部门职责和项目具体需求，划分重点品类要求的集中管理部门;通过采购计划集中统计和管理，进一步整合分散在不同部门的类似需求;采购前，对需求量进行全量统计，由集中管理部门共同利用需求部等相关专业部门共同论证技术标准，提高采购需求管理的质量和效率。
在标准化建设方面，一是明确需要频繁采购的普通商品和服务的需求要素，按分类编制需求标准化模型二是针对标准化程度高的货物和服务，制定标准化的标准化绩效指标、技术标准、验收办法等，实行统一管理;三是建立采购需求信息共享机制，发布各品类采购需求优秀范例，提高类似需求后续编制效率。 在实践中，笔者所在公司根据采购标的特点编制了多种需求和合同标准化模板，帮助需求部门快速掌握采购标的的需求特点、要素、法定权利义务，出台履约验收专项管理办法，规范验收指标设置，通过采购管理系统实现信息共享在行业内，并定期发布优秀采购案例。
（四）打造专业采购团队，加强采购需求调研论证
采购是一项跨部门的工作，仅靠采购部门一靠，很难保证需求的科学合理性，应充分调动多方力量，加强企业内部各部门、行业外专业人员的协调配合，提高采购需求质量。 首先，采购部员工要注重自身能力建设，树立终身学习意识，不仅要加强对采购制度、法律法规的学习，还要不断提高公司主营业务、采购标的相关行业知识的深度和广度，从采购的角度出发， 对采购需求提出专业、高质量的审查和改进意见。二是加强跨部门沟通合作，必要时打破部门界限，采用矩阵式组织架构，针对较大的采购事项成立专门的采购团队，与业务部、使用需求部、采购部、内部采购专家库的专家共同论证采购需求，在原有纵向的基础上增加横向联系组织体系，实现人力资源和信息的灵活共享。三是对于技术复杂、仅依靠内部员工难以保证需求质量的项目，可委托外部专家和第三方专业机构通过正规合法的渠道进行需求论证。 如有必要，可对不少于3家主流市场龙头进行需求调查，收集多方产品行业信息，经筛选比较后采纳合理化建议。
（五）建立采购需求评估和监督机制，打造阳光采购项目
采购需求管理的内容不仅包括制定和评审，还包括执行、反馈和评价，应定期检查采购需求和采购结果是否达到预期目标，总结经验和发现不足，为今后的采购工作提供决策参考，从而形成管理闭环。 在评价方面，一是制定采购需求评价指标，从合规、经济、高效三个方面，考察采购需求实施中是否存在风险隐患，技术指标设置和采购规模是否合理适当，采购标的是否为企业降本增效带来了积极效益二是打通评价渠道，收集终端用户对采购对象使用情况的评价，获取真实的第一手评价信息。 在监管方面，畅通渠道广泛接受社会监督，优先公开招标或公开招揽商家，在企业门户网站和采购文件中公开受理投诉投诉，欢迎商家等利益相关者对采购需求提出质疑，避免需求中存在倾向性条款和歧视性条款，提高客观性， 采购的公平性和透明度。
文章**：招标和采购管理
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