项目合同管理

1 目的。

根据公司《授权手册》及公司签订的总承包合同及分包采购合同，通过合同管理，达到公司对项目要求的成本控制目标。

2 适用范围。

2.1、建筑施工总承包项目（不含专业承包项目和项目管理项目）。

2.2.适用于实施阶段、竣工阶段、保修阶段（不含招标阶段）。

2.3 适用于本集团内部及外部项目。

3 顾问。

3.1 项目分包计划。

根据公司核定的《项目分包计划》，结合项目总体进度编制修订《项目分包计划》，经项目部内部审批批准后，及时转交公司承包部，使分包进度符合项目现场要求。

3.2、投标文件的编制。

配合公司合同部完成招标文件的编制工作，组织项目部对招标文件进行内部评审（重点对相邻标书之间的接口划分评审），对招标文件修改评审意见并报公司合同部评审，公司总部负责组织公司合同部评审。

3.3.合同披露。

根据公司《授权手册》，公司合同部负责完成《项目分包计划》要求的分包采购工作，合同签订后交项目合同部执行和管理。 项目合同部在分包商进入现场后一周内，组织项目工程部、技术部、机电部等相关负责工程师、部门经理和分包管理人员共同进行合同披露，减少因不了解分包合同条款而引起的不必要的现场纠纷。 合同披露可以采取电子投影的形式进行，分包合同的电子版应当保存在工程的公有磁盘上，包括合同的主要条款，删除合同金额、工程量清单等涉及商业秘密的条款。 合同披露会议必须有参与者的签到表和合同披露会议的摘要。

3.4、紧急零星分项采购。

对于项目建设过程中的紧急零星分项采购，金额不足10万元的，由项目合同部负责完成，公司合同部负责10万元以上。 参见“工程变更分包工作流程”（附件 5）。

3.4.1、可以考虑在公司合格分包商资源库中选择被邀请的投标人，对于新引进的投标人，需要填写投标资格预审表。 参与零星采购的分包单位数量不应少于3家，并应考虑规避合同风险，杜绝利用分包以个人名义承接项目参与投标。 入围单位名单需经公司书面批准。

3.4.2、项目合同部负责编制招标文件，其中技术要求由项目技术部提供，招标文件应明确承包范围、接口划分、工期、质量、定价方式、双方责任、付款方式等主要条款，经项目部审核后修订出具。

3.4.3.由项目合同部负责下发招标文件，接收开标，填写开标记录表，负责与投标人进行议价，最后一轮商务谈判需要由项目经理提出，项目合同部将项目部推荐预中标书给公司写投标说明， 报告内容应包括参与投标单位的资格、业绩介绍、**和最终议价，以确定中标人。

3.4.4、经总经理批准后，公司合同部向中标人发出中标通知书，项目部可安排中标人进场施工。

3.4.5、项目合同部负责完成合同的起草工作，组织合同文件的审查工作，公司合同部将最终审查结果转交项目合同部，由项目合同部根据审查意见对合同进行修改。 项目内部评审由项目合同部人员跟进，公司各部门评审由公司合同部跟进。

3.4.6、合同正本一式六份，总合同三份，公司合同部正本一份，公司财务部复印件一份，工程合同部复印件一份，分包商合同正本三份。

3.5. 项目变更签证流程详见《HYGLZD004变更签证管理系统》。

3.6、申请外部进度款（总承包商、自有及指定分包合同）。

3.6.1、工程承包人员应熟悉与业主的主合同，根据主合同第一时间编制付款单，经项目经理审核后提交业主。 请求的格式没有硬性规定，应按照业主或业主顾问规定的格式编写。

3.6.2、项目合同部负责跟进进度款的审核和催收，并将各阶段的审批报公司合同部、财务部。

3.6.3、项目合同部应建立项目付款申报审批台账，登记各期工程付款情况，并定期与公司合同部对账。

3.7、自有分包进度款的申请和审核。

3.7.1、每月25日前，分包商按我公司要求的格式申报工程进度款;

3.7.2、工程承包人员应熟悉与分包商的分包情况，在保证合同约定的付款期限内完成分包付款单的审核，并准备分包付款申请书。

3.7.3、分包付款申请书中应明确付款期限，提醒相关审批人。 项目合同人员是分包合同付款的直接工作人员，当分包商询问工资单的审核情况时，由项目合同人员负责解释，项目合同跟进人员负责从项目到公司合同部的跟进程序。 分包商不得直接与公司相关审计部门联系。

3.7.4、项目合同部应建立工资支付账，登记每张工资单的情况，并定期与公司合同部对账。

3.8 项目造价报告。

3.8.1 准备时间。

项目成本报表每两个月编制一次，报表中成本数据截止时间为每季度第一个月的25号，现金流量数据在上月末统计。 在每季度第一个月的10号之前，财务部根据项目造价报告的要求，将每个项目的现金流量数据反馈给合同部，合同部将每个项目的现金流量数据反馈给每个项目的合同部， 每个项目的合同部在每季度第一个月的25号前向公司合同部报告。

3.8.2 项目成本报告的组成。

工程造价报表由七个子表组成，分别是成本报表汇总表、工程收入表、工地管理费成本表、工程直接成本表、设计变更成本及进度表、业主指示费及评估进度表、索赔成本评估进度表。

其中，《设计变更费用及进度清单》、《业主指示费用及评估进度情况清单》、《索赔成本评估进度清单》根据项目实际情况填写，由项目合同经理留存备查，公司合同部可根据需要随时对项目提出要求。

3.8.3 填写表格的说明。

报表中的数据周期为两个月，报表时间为偶数月的25日，报表中数据的起止日期由项目根据具体情况设定，但尽量接近报表截止日。 单个项目中所有上报数据的起止日必须统一，例如，项目收入和项目支出数据的起止日要一致。

合同成本是合同中的合同总价值。 如果合同中没有规定，可以暂时确定合同金额。

由于招标方式、主合同、业主审批程序、业主项目管理方式的差异，每个项目在拆分数据和填写本报表时可能存在不同程度的难度。 在实施过程中，项目部如在填写时遇到困难或有修改建议，可反馈给公司合同部，但不得擅自更改项目造价报表填写格式和数据拆分分类原则。

工程造价报告表的解释权和修改权属于公司合同部门。

3.8.4 填写表格。

1） 项目成本报告摘要

项目收入分为合同内价格和合同外价格（设计变更付款、业主订单付款和索赔付款）。 需要注意的是，本合同所含价款是指合同中所包含的货款，工程量不按实际结算（非设计变更）调整或结算，单价不调整。

项目支出汇总表应与所附表“工地管理费成本表”和“项目直接成本表”的总金额一致。

工程直接成本是指工程本身的人工、机械、材料支出，包括现场临时施工工程、文明施工措施等其他直接费用。 工程分包 采购** 租赁合同项下的付款受此项约束。

工地管理费支出是指项目发生的管理费支出，包括**部门的相关费用。

税费应包括营业税、城建税和教育附加（按地税局规定）。 无论是总包代扣税款还是分包自缴税款，工程直接成本中的分包工程支出为含税价款，税款为总合同差额税费。

项目收支**是指整个项目建成后的收支**，不指报告期内的项目收支**。 项目的损益**是税前利润（收入**）。

2）“项目损益表”。

《项目损益表》分为合同金额、变更及签证费、合同外增加、索赔金额四部分，由修订收入四部分组成，分项按主合同列出。

3）“项目直接成本表”。

项目直接成本包括自有分包成本、材料成本和其他直接成本三部分。 根据各种合同分包类型，每个合同的子项目分别列出，并可根据分包情况进行扩展。

项目直接成本是整个项目建成后的直接成本，而不是报告期的直接成本。 填写月度报告时，必须在附件中说明**数量变化的原因。

如果施工水电由总包管理，则施工水电费用列在自有分包合同项下。

鉴于我公司总承包管理的性质和承包工程地理范围的不确定性，这些流通物料一般不计入折旧，如果有后续工程，可以适当考虑折旧。

其他直接成本包括冬季雨季施工增资费、夜间施工增资费、生产工具及器具使用费、检验试验费、工程定位复测费、工程点交付、工地保洁及垃圾运输费、临时设施费、保安费、垂直运输机械、定额计量费、建筑生活用水、建筑及生活用电费、建筑保险费、 工程保修费、工程排污费、安全文明措施费、罚款、其他费用等，分别根据各项目情况进行扩容，固定资产（塔吊、发电机、装配式房屋等）。

4） 现场管理费成本表

工地管理费支出是指项目发生的管理费支出，包括**部门的相关费用。 分包商产生的管理费不包括在内，分包商支付或分摊的部门相关费用也不包括在内。 管理费用的预算支出是完成项目所需的管理费用金额**。 管理费项目的支出变化可在备注中简要说明。

5）其他**项目根据实际情况填写并由项目合同部留存备查，公司合同部可根据需要随时要求项目合同部提供。

3.9. 处理外部保险索赔。

3.9.1、由于甲方在项目开工时已为项目购买了全部风险，项目合同部应在险情发生后第一时间按照保险合同约定在理赔范围内通知承保保险公司，将风险情况告知保险公司，并约定保险公司人员到现场调查的时间。

3.9.2、工程承包部立即通知受灾单位保护现场，并要求受灾单位在1 2日内清点损失清单，并在保险公司对现场进行检查前汇总各单位的损坏清单。

3.9.3、工程合同部通知各损坏单位在约定时间会同保险公司验船人员进行现场勘查，确定损坏财产数额，并留存必要的**作为依据。

3.9.4、危险情况调查后3日内向保险公司报告损坏费用清单，合同部在接到保险公司的理赔意见后，将保险公司的理赔意见、总承包方免费工程的损坏赔偿金额告知受灾单位， 经项目合同经理、项目经理批准后，与保险公司确认理赔金额鉴于指定分包商同时也是保险合同的受益人，如果指定分包商对保险公司提出的赔偿金额与保险公司意见不合，指定分包商可以直接与保险公司协商确定自身损害赔偿金额， 并在损坏清单申报后一个月内确定赔偿金额，总承包商没有义务确保指定分包商收到其预期损失的赔偿金额。

3.9.5、我公司收到保险公司的赔偿金后，在当月工程进度款内支付指定分包合同损坏的赔偿金额。

3.10 水电费和租金的管理。

3.10.1、分包建设的水电费一般在合同中约定，按约定比例扣除。

3.10.2、分包使用费、住费、水费、电费、住宿费等月度计费基本数据，由项目安全部专人定期抄送工程承包部，由工程承包部负责人计算各单位扣除的上述费用，计算完成后， 每个分包商应出具文件，要求其以书面形式确认扣除金额。

3.10.3、涉及商业业务提前开业、租户提前入驻装修的项目，项目部应根据工程实施方案中承租人入驻及装修保养计划的要求，由机电部门负责承租人装修中使用的水电装修的计量工作， 并定期为项目合同部复制水电表数据，及时计量承租人的水电费用，并按照约定的征收方式进行征收。业主邀请增加电气安装仪表使用的测量或计算，并向业主提出赔偿请求。

3.10.4、项目合同部根据整个施工现场的劳务进退计划，安排工人宿舍的搭建和拆除时间，降低空置率，避免浪费，控制工地管理费。

3.10.5、对于应分包人要求在短时间内（6个月内）需要拆除的工人宿舍，装配式房屋的租赁费应根据实际发生的费用与分包商定**。

3.11 勤杂工管理。

3.11.1、项目安全部负责大型综合体项目中成立的杂工队伍的日常工作安排，杂工的主要工作是生活区的卫生和清洁，以及现场施工公共区域的应急清洁和清洁。

3.11.2、杂工团队每月申请进度款，其工程量清单采用《杂工就业统计表》，应明确说明每天使用人数、工作部分、原因、责任单位（如有非总包责任）。

3.11.3、如为非杂工分包工作内容，且有紧急需要安排杂工分包完成的工作，应严格填写《零工工作确认书》，原则上应杜绝使用零工。

3.12、项目物料管理。

严格按照《HYGLZD006项目材料管理制度》执行项目材料管理。

3.13.项目结算。

3.13.1 准备工作。

1）熟悉施工图和竣工图是编制和审核工程结算的重要依据，必须完全熟悉和理解

2）熟悉合同文件，特别是工程造价、分项工程、工程量、单价表的计算方法的约定，是结算的重要依据;

3）了解沉降项目的范围;

4）施工流程、签证状态和费用审查的变更;

5）施工过程中的相互OEM及相关扣除;

6）应提供衡量方法和奖惩条款约定的材料;

7）分包和上报结算信息。

3.13.2 审查方法。

项目合同部在审核分包合同结算信息的基础上编制分包合同结算报表，一般要求项目QS采用逐项审核方式，项目合同经理可采用分组计算审核法、对比审核法、重点审核法等其他方法。

1）逐项审核法：该方法是对每个子项目中的项目细节进行自始至终的详细审核方法。

2）分组计算复核法：该方法是一种将结算中的相关项目分成数千组，并利用同一组中的数据对明细工程量进行复核的方法。

3）对比评审法：该方法是一种与已建成的同类项目进行结算比较的方法，适用于两个对比条件相同的项目。

4）集中审核法：该方法是一种把握结算要点并进行审计的方法。

3.13.3 查看内容。

1）审查信息的合法性。

a 检查信息的真实性和完整性，如果是签证，检查信息是否有相关人员的签名;

b 信息应及时，以防止事后再签字;

c 在结算中附上各项计算，包括各项目的数量计算过程和估价依据;

d 工程变更费用必须为原件，并附在相应的结算单上;

e 审查数量;

f 要正确理解工程量的计算规则，要特别注意设计变更引起的工程量的扣除。

2）审查结算单价的适用情况。

（一）结算所列各子工程的结算单价是否与合同约定的单价一致，其名称、规格、计量单位和所包含的项目内容是否与合同工程量清单一致;

b 对于换算后的单价，首先检查换后的子项目是否允许在配额内进行换算，其次检查换算是否正确;

三.对于补充单价，需要审查补充单价是否符合编制原则，计算是否正确;

d 审查其他有关费用;

e 利得税是否符合当地有关部门现行规定，是否存在多算或重计。

3.13.4 方法论。

项目合同部对分包合同报表逐项审核并与分包商达成协议后，按照公司要求的格式编制分包合同报表。

3.13.5 结算批准。

填写分包合同结算审核表，并按公司结算审批程序进行审批。

3.13.6 一般规定。

无论是业主的结算还是分包商的结算，工程承包人都必须注意结算工作的及时性。 在接受分包商的结算材料时，一定要注意保护我公司的利益，必须按照公司要求的格式签字，避免法律诉讼。

在准备分包合同声明之前，必须已批准所有变更签证费。

3.14 定期报告工作。

3.14.1、及时将最新的项目进度表备份给公司合同部。

3.14.2、资金计划编制：项目资金使用按计划管理，项目项目部分按年、季、月编制，经财务部门全面汇总后纳入公司总体资金预算。 年度资助计划于每年11月底前提交;季度资金计划在上个月的 25 日之前提交每月资金计划在每月 3 日之前提交。

3.14.3、月报：项目承包人员应于每月25日前报项目。

月度项目报表反映项目形象进度，其中《管理费项目支出报告》由财务部根据实际支出于每月22日提供，《项目直接成本支出报告》填写各分包合同项目形象进度实际完成情况， 符合准确性和保守主义的原则。月报中项目的损益应与双月项目成本报告中项目的损益率一致。

3.15 每日合约分类账管理。

合同台账就像工程造价的神经系统，可以追溯到工程造价的细节，可以帮助承包商提高工作效率和工作质量，所以承包商要养成随时建立合同台账的习惯。

3.15.1 主合同分类账。

3.15.2、分包台账：原则上应为各主合同单独建立分包台账，特殊情况下可按项目建立分包台账。

3.15.3 计费帐户。

3.15.4 工资账单支付台账。

3.15.5 现场签证分类账。

3.15.6、总包人注明分类账。

3.15.7、业主结算台账和分包结算台账。

3.15.8、罚款、OEM、水电费、房租、分摊费用等的扣除明细账。

3.16 事后评估。

3.16.1、项目完工后，由承包部负责组织对承包商、分包商的绩效考核。

3.16.2、项目结算完成后，协助公司合同部编制结算报告，说明成本控制效果，制作《工程造价报告》定稿。

3.16.3、为积累成本数据，指导今后的合同工作，在项目结算后填写项目经济指标统计表。

3.16.4.合同管理工作涉及的数据较多，项目合同管理人员要不断总结工作中的各种管理和工作，如工程量计算稿件的格式统一等，并逐步对每一项合同工作实行统一的形式，使合同人员从密不可分的数据中解脱出来，腾出更多时间延伸到上游项目成本管理端， 达到提高公司管理水平和个人能力的目的。

3.16.5、项目承包人员应熟悉公司合同管理制度。

1）HYGLZD001招投标管理系统。

2）HYGLZD002合同管理系统。

3）HYGLZD003支付管理系统。

4）HYGLZD004改变签证管理系统。

5）HYGLZD005项目预结算管理系统。

6）HYGLZD006工程材料管理系统。

4 附件。 1）分包方案。

2）分包计划。

3）招标文件审查表。

4）合同披露会议记录。

5）工程变更承包工作流程。

6）投标资格预审表。

7）入围单位的指示。

8）招标发布清单。

9）开标记录表。

10） 校准请求。

11） 中标通知。

12）合同审查表。

13）向房东申请进度付款格式。

14） 计费帐户。

15） 分包商申请进度付款格式。

16）分包商申请付款。

17）工资账单分类账。

18）工程造价报告。

19） 租金水电费账单。

20）勤杂工统计表。

21） 演出确认表。

22） 分包合同声明。

23）分包商结算审查流程图。

24）分包（材料**）结算复核表。

25）分包合同合同的验收通知书。

26） 资助计划。

27） 月度报告。

28） 主合同分类账。

29） 分包分类账。

30）现场签证分类账。

31）EPC工地指示台账。

32）业主结算台账。

33）分包结算台账。

34）扣款账户。

35） * 经营业绩评估表。

36） 承包商绩效评估表。

37）指标统计表。