您已在 Microsoft Word 或 Excel 中创建了一个重要或机密文件，您希望将其保密或至少保持安全。 也许您想确保只有您和某些人可以阅读或编辑它。 也许您想限制某人可以对文件进行的修改类型。 您甚至可以向读者保证这是最终版本。 如果您知道在 Word 和 Excel 中使用哪些工具以及它们的工作原理，您可以完成所有这些以及更多工作。
最新版本的 Microsoft Word 和 Excel 提供了多种保护文档的选项，包括只读模式、密码保护、编辑限制和数字签名。 您还可以将文稿标记为最终文稿，以便人们知道该文稿自上次保存以来没有发生任何更改。
这些选项适用于 Word 和 Excel 2010 及更高版本，但在本指南中，我们将使用这两个程序的 Microsoft 365 版本。 在此版本中，“将文档标记为最终文档”和“只读文档”是两个单独的选项，但它们在旧版本中相互结合使用。
通过将文档设置为只读来确保其他人无法编辑文档。 在 Word 中，单击“文件”菜单。 选择“信息”>“保护文档”以查看安全选项。 所选内容始终以只读方式打开。 现在保存文档，关闭它，然后重新打开它。
Word 闪烁一条消息，指出作者希望您以只读模式打开此文档，除非您需要进行更改。 单击“是”以只读模式打开文档。 此时将显示一条消息，告知您只能查看该文档，因为您没有编辑该文档的权限。
当然，当询问是否以只读模式打开文件并以编辑模式启动文件时，任何人都可以说不。 相反，目标是使人们更容易以只读方式打开文档，以减少进行意外更改的机会。
若要删除只读限制，请在编辑模式下打开文档。 单击“文件”菜单，转到“信息”，单击“保护文档”按钮，然后选择“始终以只读方式打开”。
excel 中的步骤几乎相同。 单击“文件”菜单，选择“信息”，单击“保护工作簿”按钮，然后选择“始终以只读方式打开”。 保存并关闭工作簿。 打开它，你会看到一条消息，作者希望你以只读模式打开它。 若要删除限制，请在编辑模式下打开工作簿。 单击“文件”菜单，转到“信息”，单击“保护文档”按钮，然后选择“始终以只读方式打开”。
您可以对文档或工作簿进行加密，以便只有拥有正确密码的人员才能编辑或查看它。 在Word中，转到“文件”>“信息”>“保护文档”。 在Excel中，转到“文件”>“信息”>“保护工作簿”。 选择“使用密码加密”选项。 系统将提示您为文件创建密码。 键入并重新键入要使用的密码。 请务必使用复杂但令人难忘的密码，因为如果您忘记了密码，则无法找回或重置密码**。
保存文件，关闭它，然后重新打开它。 Word 或 Excel 将提示您（和其他人）输入密码以访问文件。
若要删除密码，请返回到“文件>信息”>“保护文档”或“文件>信息”>“保护工作簿”，然后选择“使用密码加密”选项。 在弹出的窗口中，删除隐藏的密码，然后单击确定。 重新保存并关闭文件。 下次打开密码时，系统不会要求您输入密码。
您可以限制编辑 Word 文档的方式。 在Word中，转到“文件”>“信息”>“保护文档”，然后选择“限制编辑”。
在文档的右侧，将显示“限制编辑”窗格，通过该窗格可以设置编辑格式和限制编辑。 在这里，您可以授予用户阅读文档的权限，选择他们可以编辑的部分，以及选择他们的操作方式。
选中“将格式限制为所选样式”旁边的框，以防止用户更改文稿的格式。 单击“设置”以打开“格式限制”弹出窗口，其中显示默认允许的所有样式更改。 您可以保持原样并将其更改为“建议的最小值”，或将其更改为“无”。 如果不确定要选择哪个设置，请选择“建议的最低设置”。
您还可以选中“格式”下的三个选项中的任何一个，以允许“自动套用格式”覆盖格式限制、防止切换主题或方案，以及防止切换快速样式集。 如果您不确定，请取消选中这三个设置。 单击“确定”关闭“格式限制”窗口。
在“编辑限制”下，选中“仅允许在文档中进行此类编辑”旁边的框，以设置文档读者如何更改文档内容。 单击下面的下拉菜单，在四个选项之间进行选择：
“修订”将启用“修订文档中的修订”，并限制所有其他类型的编辑。
批注允许读者在文档中插入批注，而无需修改它们。
填写表单允许读者填写您创建的表单，但不会更改内容。
无更改（只读）将文档置于只读模式，因此无法进行任何更改。
如果选中“注释”或“无更改（只读）”选项，则可以创建例外，以便用户可以编辑文档的某些部分。 在“例外”部分，选择要编辑的文档的任何部分，然后选中“所有人”复选框。
完成所有设置后，单击“是，开始强制保护”，然后键入并重新键入密码，然后单击“确定”。 保存文档，关闭它，然后重新打开它，以确认顶部功能区上的编辑控件显示为灰色。 如果您允许在文档的某些部分进行编辑，请单击该区域，控件将再次可访问。 您也可以单击“查找我可以编辑的下一个”或“显示我可以编辑的所有内容”按钮来查找可编辑区域。
若要关闭保护，请单击“审阅”选项卡，然后单击“限制编辑”图标。 单击“限制编辑”窗格底部的“停止保护”按钮，输入密码，然后单击“确定”。 取消选中窗格上显示的“格式和编辑限制”选项。
您可以保护 Excel 工作簿中的特定工作表，以控制允许用户对其进行哪些更改。 为此，请转到“文件>信息”>“保护工作簿”>“当前工作表”。
在当前工作表中弹出的“保护工作表”窗口中，创建并键入密码以保护工作表。 选中“保护工作表和锁定单元格的内容”复选框以防止编辑任何锁定的单元格。 在“允许此工作表的所有用户”设置下，选中任何复选框以允许用户执行相关操作。 否则，请保持设置不变，然后单击“确定”。 重新输入密码以继续。
保存工作簿，然后重新打开它。 尝试删除或修改任何单元格，您将收到一条消息，告诉您要更改的单元格或图表位于受保护的工作表上。 若要进行更改，请单击“审阅”菜单，选择“取消保护工作表”，然后键入密码。
您还可以保护整个工作簿，以防止用户添加或删除单个工作表。 转到“文件>”信息“>”保护工作簿”。 单击“保护工作簿结构”选项。 在工作簿中，出现提示时键入并重新键入密码，然后单击“确定”。
右键单击任何工作表选项卡，您会注意到“插入”、“删除”、“重命名”、“移动或复制”、“隐藏”和“取消隐藏”的命令显示为灰色。 若要取消保护工作簿的结构，请返回到“保护工作簿”>“文件>信息”。 单击“保护工作簿结构”选项。 出现提示时输入密码，然后重新保存工作簿。
若要使用数字签名保护文档或工作簿，请转到“文件>信息”>“保护文档或文件>信息”>“保护工作簿”，然后选择“添加数字签名”。 这会告诉阅读您的文档的人您和其他任何人都没有签署该文档，表明您是最后一个修改和保存文档的人。
若要创建数字签名，需要签名证书。 首次执行此操作时，Word 或 Excel 会闪烁一条消息，询问您是否要设置数字签名。 单击“是”，将弹出一个 Microsoft 支持页面，以帮助您找到您的数字 ID。 请尝试各个提供商的链接以获取数字 ID。 然后，单击“在 Office 文件中添加或删除数字签名”链接。 向下滚动页面以了解如何添加数字签名。
添加数字标识后，返回到“保护文档”或“保护工作簿”按钮，然后再次单击“添加数字签名”。 填写必填字段，然后单击“签名”按钮。 系统可能会要求您确认数字签名，然后单击“确定”。
您的文档或工作簿现在已进行数字签名和只读。 将显示一条消息，说明该文件已签名并标记为最终文件，如果有人篡改了文档，则签名将无效。 任何打开文档的人都会看到您的数字签名通知。
除了使用数字签名，您仍然可以以更非正式的方式将文档标记为最终文档。 转到“文件”>“信息”>“保护文档”或“文件”>“信息”>“保护工作簿”，然后选择“标记为最终”。您将被告知文档或工作簿现在是最终文档或工作簿，将被保存。 通过将文件标记为最终文件，您将禁用键入、编辑和校对，任何读者都会看到一条消息，指出文档已完成。
任何打开文件的人都会在屏幕顶部看到一条消息，通知他们文件的状态。 但是，如果读者单击“仍然编辑”按钮，他们仍然可以对其进行更改。 单击后，他们可以编辑并重新保存文档。
此选项的最终目标不是阻止任何人编辑文件，而是告诉读者这是推荐的最终版本。 如果有人仍想进一步编辑文件，他们的操作将被记录下来。 当文档或工作簿被标记为“最终”，然后再次编辑时，锁定文档或工作簿的原始人员仍将显示为作者，而其他人将另存为上次修改文档或工作簿的人员。