ERP系统说明书
1.目的：
为使公司ERP系统运行常态化，特制定。
2.范围：
ERP系统涉及的所有部门（业务、工程、PMC、采购、质量、生产、IT、人力资源、行政、财务）。
3.定义：
ERP：企业资源规划
4.责任：
4.1、业务部：负责客户需求的识别和审核，客户信息、成品、客户订单等资料的建立和维护。
4.2、研发部：负责新产品的开发及试制安排，首件改进产品的生产与确认，图纸、物料代码、BOM的建立与完善，各类工程材料的制作与发放，《工程变更通知书》的制作与发放，产品相关标准的发布。
4.3、工程部：参与了解《订单》的要求，负责制定产品生产工艺和装配标准（含工时定额），分析解决生产中的工艺异常，提出设计改进方案并上报研发部确认，工具的设计与生产， 夹具和夹具，以及“工装夹具清单”的制作和分发。
4.4、PMC部（生产管理、物料控制、仓库）：负责订单需求的消化; 建立和维护物料需求、工单等数据，并将相关工单下发给研发部门、工程部、质量部、生产线、仓库、采购部门; 负责生产计划（包括试制计划）的安排与控制，物料计划的安排与控制; 严格管理原材料、成品出入库及数据的建立和维护。
4.5、采购部：负责业务信息、物料、采购订单等资料的建立和维护，物料的采购及其交货时间的控制，并协助质量控制做好供应商交货的质量工作。
4.6、质量部：负责根据生产订单实际计量检验标准，首件生产的确认及生产材料、成品、半成品的质量检验。 （IQC检验仅在ERP中可用。 ）
4.7、生产部：负责生产计划的执行，生产进度和质量的控制，生产过程中物料的收退，半成品和成品的管理和维护。
4.8、人力资源行政部：提供ERP相关用户信息，部门间协调沟通。
4.9、财务部：负责应收账款及付款的维护，产品成本的核算与维护（生产线所用物料的最大用量以每个工单为准，对物料成本和标准工时进行控制），以及每日凭证的建立和维护。
4.10、IT部：负责运营权限的分配、系统异常的处理、网络环境的维护、根据公司要求对系统凭证和报表进行个性化设置和管理、ERP系统的后期维护。 目前，ERP必须输入文档：例如总文档流。
5.工作程序描述：
5.1 **作业：
5.1.1、客户将图纸和要求通过电子邮件或传真发送给业务员，由市场部业务员负责与客户沟通，图纸和具体要求将发送给技术部门。
5.1.2、如需产品开发，将客户要求的新开发样品资料制作，并向技术部提交《开发项目建议书》; 例如，制作批量生产产品改进样品（B2订单），将客户要求的样品信息制作“新型号生产指导清单”给技术部门; 技术部门评估是否能满足客户要求，能否开模，评估后技术会通知业务是否能满足客户要求，能否开模，业务将信息反馈给客户。
5.1.3 如果能满足客户的要求，技术部将按照《样品管理规定》制作样品，并将样品交给市场部，市场部业务员将收到技术部门制作的样品并发送给客户确认， 销售人员将跟踪样品。
5.1.4、送完样品后，客户确认样品可以进行，业务员向技术部索要BOM单（单单由总经理审核），业务跟单员在样品完成后30分钟内将**数据录入ERP系统。
5.2 订单处理工作：
5.2.1 订单审查：
市场接到客户的订单后，市场部业务员会对客户的原始订单进行识别和分类（标准批量生产订单; b 需要改进的量产订单（B1型订单：指性能不变，仅外观、颜色、包装等发生变化; B2型顺序：指性能的变化）;C.新开发产品主订单），根据分类的《订单审核表》分发给生产PMC或技术部门审核，由技术部门确认图纸、BOM数据，审核OK，是新型号时技术部门绘制图纸，编制新零件号， 新BOM的制作，并交给BOM业务员将相关信息输入ERP系统，BOM业务员需要在半个工作日内完成系统录入动作，然后从部门获得新的物料编号和新的BOM表）。审核单流经物料管控（连同采购）确认物料的交货日期，然后交出生产管理人员确认交货日期（a 当客户要求的交货日期明确时，市场部出具《订单审核单》，填写在“订单审核单”中的交货日期不是客户的交货日期， 但根据客户提前4天的交货日期，将该日期交给生产部门PMC集团进行订单审核。当客户没有明确的交货日期时，市场部不会在“订单审核单”上填写交货日期并做笔记。 PMC 团队将审核交货日期加上 4 天作为客户交货日期的退货，并将 PI 发送给客户进行确认。 ）
5.2.2 下单：
营销业务员根据《订单审核单》上的交货日期开具“形式发票”，客户同意交货日期后，确认约定的付款条件得到有效执行后，业务员将在30分钟内将订单信息录入ERP系统，并按平行打印方式提交总经理审批， 订单经批准后生效，同时下发给生产管理人员安排生产，市场部业务员根据与客户签订的订单要求跟进订单。
5.3 材料代码：
订单审核过程中涉及新产品（或涉及旧产品改进的新材料等）必须在材料编码前使用，技术部门负责根据现有材料编码原则，根据产品认可规范编制新材料编号（编码原则不涉及编码原则的部分同步维护）， 准备完成后，以会签采购的形式发放物料编号，经研发经理批准后，将PMC分发给相关部门。BOM业务员将根据此订单在半小时内在ERP中进行相应的产品信息创建操作。
5.4 BOM生产和ECN变更：
5.4.1.BOM制作：IE技术部根据研发人员下达的新型号物料清单和提供的样品，按BOM分层原则绘制BOM结构图并详细列出相应的物料清单，经技术经理批准后下发，BOM业务员在接到ERP产品结构（BOM）后2小时内进行建立操作（生效日期尽量大比当前日期），准确完成IE检查，验证完成后，生效日期将改回当天（目前ERP系统不具备BOM审核功能）。
5.4.2 ECN变更：
因生产过程中产品质量的提高、废料置换等需要，经批量检测后OK由研发部出具纸质ECN《工程变更通知书》，按规定格式出具，由相关物流、质量部门会签，先后由研发经理审核，经总经理批准后分发给各相关部门，BOM业务员在2小时内在ERP系统中对旧BOM进行更改和更新， 其他相关部门如有修改BOM需求，可填写ECR《工程变更申请书》给技术部门确认，确认后执行ECN变更流程。
5.5 材料需求计算：
PMC部的物控人员接到市场部的订单后，首先会检查成品的库存情况。 如果库存大于订单中的产品数量，将通知市场部填写“交货申请表”（ERP销售订单）并提交到仓库发货。 如果库存少于订单中的产品数量，PMC根据订单和BOM结合ERP系统物料需求模块中的当前库存状态和生产状态，选择合适的计算公式进行物料需求分析，并获取物料的实际需求，以及相应的生产工单外包或采购稿件建议， PMC根据实际情况维护相关建议（如：数量、交货时间），将需求分析建议打印出来，确认无误后，对采购生产进行会签，依次提交部门负责人审核。审核通过后，物料控制部将下达采购稿件工单外包单，同时以系统短信的形式通知相关部门人员，并将签署的采购稿件提交给采购部。
对于客户自备物料部分，市场部通知技术部加入BOM的客户自备物料（制作BOM时可将此类物料列为可选配件），相关客户自供物料供应商的采购跟进将及时发货并提交PMC仓库收货确认，配合生产出货。
5.6 材料采购：
5.6.1、采购部根据PMC提供的“物料需求清单”制定内部“采购计划及物料跟进单”，经采购部主管经理批准后，在ERP中下达相应的采购订单（或由采购稿抛出，或在采购操作中也可生成**订单）（主要是 业务、交货日期、相关备注）经采购经理批准后传真或电子邮件至**业务，并跟踪交货情况。
* 采购部应按照《业务管理规定》对业务进行评估、选择和管理，并有效维护ERP的业务信息和产品信息，并按照《业务管理规定》对原辅材料进行查询、协商、比较和定价。 行政、办公等物资的采购，按照《行政用品采购管理规定》执行。 仪器设备的采购按照《仪器设备采购管理条例》执行。 （RFQ 是否在系统中创建？ ）
对于非订单采购物料，各部门提出采购申请（ERP统一建立物料控制）审核后，在ERP系统中打开采购订单并接受采购，采购订单按照规定的物料采购行动进行审核。
5.7 仓库收货：
仓库管理员收到发货单后，首先检查商家发送的货物与发货单上写的采购订单号、货物和数量是否一致，如果有差异，应及时填写实际数据在交货单中， 签收盖章给发货员退货，仓库管理员在ERP系统中录入“收料单”并发送消息通知仓库组长审核，仓库班组长审核“收料单”并发送消息通知质量部IQC对来料进行检验。
IQC根据来料检验标准对货物进行检验，IQC检验完成后，将检验合格的材料录入ERP系统的“验收单”，将不合格材料的检验录入ERP系统中的“验收退货”单。 输入“验收单”和“验收单”后，由质量部经理审核。 《验收单》审核通过后，需要打印并分发给PMC、仓库和财务部门。
材料验收退回后，如果需要收集特殊材料，则需要重新进行收验收流程，并在“验收单”的性质属性中选择特殊采购。
5.8 购货发票：
采购入库后，采购人员会根据**商家提供的采购发票（如为定金），在ERP收付系统的采购发票（收货前发票）操作中建立相应的发票，将发票与相应的采购单据关联，并转交财务主管审核， 并根据购置发票建立应付账款，以便处理后续核算的应付账款。蓝色和红色（退货单）发票可以同时处理。
5.9 生产外包程序控制：
PMC根据“订单”、物料库存状况、物料采购和退货日期、现有生产状态、技术资料及设备、工具、夹具、夹具、产品工时定额等安排“生产进度”的生产（ERP系统做物料需求分析，因为目前没有使用ERP流程模块， 所以需要由助理工排产，需要对物料的工单进行分析以供参考），及时下达《生产进度表》给生产线、质量部、采购部、仓库、市场部、技术部。
PMC确定生产计划后，在8小时内打印工单并提交相关生产部门，并提前两天以上向仓库和各生产线下达“工单”（包括表体、原始生产进料单）（紧急插入单除外）， 同时向质量部下达工单（表头）。
5.10 生产拣选：
仓库根据PMC下达的《工单》（含表格正文）编制物料，生产部根据工单将正确的物料收集到仓库准备区，仓库根据订单下发物料，并填写一次性下达物料领料单的实际数量栏并签注日期， 如果该批物料已填满，则在实际数量后填写实际数量栏，双方共同清点确认签字，交由仓库业务员进入ERP系统的领料单进行审核。《领料单》经仓库、生产车间、PMC签字后发放入库。 （注：仓管员按实际数量规格填写物料控制卡，并注明单据编号。
5.11 生产废品：
5.11.1、实物退货：如果在生产中发现缺陷或生产余料，生产物料业务员将发出退货单。
仓库：原材料不良时选择不良仓库，人为不良退货时选择不良仓库，经品管确认后，双方确认签字后，仓库管理员确认实物，各自取回相关单据，剩余的联名订单由仓库管理员发送给仓库员进行ERP审核和核算。
5.11.2、账面转移单：若是多部分（如布料），生产部物料业务员会打开退货清单（备注栏注明转账），仓库管理员签字确认后，仓库业务员会进入ERP退货清单在ERP系统中打印审核，同时在其他工单中找到相同的物料编号， 并发出领料单（表明该物料已在生产线上，此订单为转移，见退货单）。
5.12 个生产班次**
各生产车间的物料、半成品、成品可根据需要相互调拨（如工单间物料的挪用，以及工序的交接），无需将实物送入仓库，同时填写“产线物料调拨单”， 此项在转移时必须经过质量部的检查，并由两名生产线物料人员签署《产线物料转移单》并转出车间OQC，经生产主管确认签字后，向PMC和仓库提交复印件，仓库业务员在1小时内进入ERP做相应的出入账。
5.13 外包、撤回和存储
5.13.1、外包供料：生产管理下达外包方案时，料管将外包清单打印出来交给外包负责人（现采购部负责跟进外包加工的生产进度和数量），商定加工费用，安排物料及相应模具的准备， 而仓管员准备完成仓库业务员在ERP系统中录入并打印外包发货单的准备发货工作，经主管审核后，厂家到厂后，根据外包发货单编号统计数量，出错后， 双方在外包发货清单上签字盖章，其中一份交给外包业务，另一份出资，联合仓库。
如果外包材料由供应商直接发给外包制造商，则会通知供应商将货物直接交付给外包制造商，并传真回采购部门，采购部门将在交货单上签字并提交给仓库，以补足材料入库手续， 同时，仓库管理员将交出仓库业务员在ERP系统收货清单中录入相应数据，并虚拟完成IQC验收流程（由于外包厂家的直接发货部分无法验收）。仓库业务员审核验收单后，根据收货单在ERP中制作外协物料发货单，并提交给外包厂家确认并封存。
5.13.2、外包退货：外包商家退回不良品时，经品管检验确认后，由仓库管理员签字确认材料及数量，然后将不良品退回仓库，并将厂家退货单提交ERP系统中的仓库业务员，出具外包退货清单并审核账目。
5.13.3、外包入库：仓库管理员收到外包厂家的发货单后，根据外包订单确认点数，并提交质管检验，品管检验OK后，外包其中一名联名仓员审核入库，并打印其中一份联名给第一家业务， 一个到财务部门，一个到仓库。
5.14 饲料：
5.14.1、补足生产缺口：PMC督促采购部门根据生产计划对物料进行整理和跟踪，确保物料及时有序。
该生产线为工单生产物料请购情况和“生产进度表”，对于缺失的零件，必须填写“生产欠款表”给PMC，PMC与采购部或第一业务部门及时沟通，在“生产欠款表”中填写退货日期并反馈给生产车间， 仓库和生产主管，物料由仓库业务员录入ERP系统领料单（需拿**工单）并经PMC主管审核后交给仓库管理员和生产部门会签进行实物收发动作。
5.14.2、不良品退换货：对于生产过程中出现不良品的物料，由生产部门独立填写《退货单》，并注明退货原因，如：打印不良品退货单，PMC、生产主管、质量部下达指令仓库收货。同时，仓库管理员将退货单转给ERP业务员进行ERP系统退货单拣货单录入和审核确认，并打印相应的退货清单交给仓库管理员和生产部门签字确认。
5.14.3非来料次品（超耗）补货：因生产损坏等非来料原因，当物料需要补货时，必须填写《补货清单》，并详细列出要求补货的原因（如生产不良、设计变更不良、设计不良），对于不良设计变更、不良设计、 说明退货原因后，PMC、生产主管、技术部下达指令仓库签字，并用该退货单填写收（补）单，连同《退货单》一并提交PMC审批。经PMC批准后，将交由仓库管理员进行拣货。补货单必须由PMC主管签字，由仓库管理员签字，并在ERP系统中交给仓库业务员录入审核账目（领料单的负责人取自超耗补充拣货）。 所有补充材料必须100%退回不良材料，如果100%不良材料不能退货，生产车间必须书面说明，并由有关部门提交改进报告。
5.15 生产仓储：
半成品成品入库后，所有产品必须经质量部OQC检验，OK检验经PMC签字后，明确标注，规格、包装确认无误，生产线凭会签合格的《检验单》到仓库管理库存数量，并由仓库业务员在ERP系统中录入生产入库单并提交PMC审核， 并将入库单打印给仓库管理员和生产部门确认收货，并将其他副本分发给其他相关部门（包括财务）。
5.16订单发货：
业务员根据订单进度表将未公布的进度表转换为Excel格式，生成出货计划，打印出来给业务主管和PMC主管审核。
根据出货计划，业务员确认生产已经完成（质量控制已经过检查）并且约定的付款条件已经有效执行，业务员在发出人工发货通知（一式四份）并提交给营销经理审核后，再进行财务二次审核，并将财务审核返回给营销部， 营销部门将向PMC提交交付通知的财务审计（营销记录的副本）。PMC根据发货通知安排仓库发货。 仓库接到发货通知后，根据发货通知发货，在ERP中输入会签PMC和营销业务员的“销售订单”，签字确认后提交“销售订单”进行财务审核。
5.17 销售发票管理：
订单售出后，销售业务员在ERP系统收付系统的销售发票操作中，根据原始销售订单建立相应的销售发票（如果是定金，则为预发票），并转交财务主管审核，并根据销售发票建立应收账款， 以便处理日后的应收账款。蓝色和红色（拒付）发票可以同时处理。
5.18 库存管理：
盘点：PMC与财务共同协商建立盘点系统，根据库室或周期盘点代码进行盘点计划编制（仓库确定所有物流单据无误后方可盘点），盘点计划由总经理审核并下发给相关部门，根据盘点计划做好物料的截止收发动作， 并在ERP库存管理《库存指南》中核对库存清单后打印出来（不含实际库存数量）并交给库存总负责人召集，总负责人召开库存调动会议后，指定库存计划分配班组长。盘点完成后，仓库业务员根据最终的实际库存数量输入ERP盘点清单，仓库以书面形式列出库存差异分析报告并提交给财务。 财务人员根据事实填写单价并清点金额，并将库存清单和差异分析报告提交总经理审核，财务部根据总经理的审核结果审核ERP系统盘点清单（审核自动生成损益调整表），打印存货损益表留存。 PMC在ERP库存管理中将库存迟钝分析、收货、收货、库存汇总分析转换为Excel文档，与财务、采购分析一并进行控制，制定相关预防措施。 只有经过财务和总经理的审核和批准，才能在ERP系统中输入和审核库存报废操作。
5.19 生产成本：
每个月末，财务人员在审核核对所有物流单据并更新库存操作后，在ERP库存模块中进行采购、销售、库存的成本评估操作（现行系统定价方式为月加权平均），然后在生产成本模块中设置人工成本核算， 手动输入相应的人工成本金额（或直接取相应科目的会计余额），然后计算生产成本，系统会根据BOM自动计算当月每个工单和外包订单的物料、人工、生产成本、外包等成本。
5.20 应收账款：
销售发票由营销发票和销售发票、财务审核、应收账款同时开具（当出货次数与签收票数有差异时，由相关部门核实原因，以实际签回次数为准）。
实际退货时，将营销销售订单制作成红色销售发票（自审），同时建立应收账款（当出货次数与签收数量有差异时，相关部门核实原因，财务以实际签字数量为准）。 当财务收到电汇、现金和支票时，将建立收款表以抵消应收账款。
5.21 应付账款：
财务收到验收单和外包采购单后，在3天内开具采购发票，建立应付账款。 财务收到退货单和外包退货单后，会在3天内开具红字采购发票，并建立应付账款。
财务收款业务报表（附验收单、退货单、发票、采购单）经采购确认签字后经财务部签字，然后转交总经理审批，转回出纳，出纳完成付款后到ERP系统输入付款单，经主管审核应付账款转回后， 同时配合记账凭证应收账款应付账款划转，自动录入记账凭证。
5.22 总账：
5.22.1月底，在上个月核对完以上信息后，首先要设置会计自动录入账户模板，选择期间需要抛出的单据，产生新的凭证，系统后的凭证会自动审核过账。
5.22.2、日常费用应手动录入凭证（系统不具备报销单功能），经主管审核后入账。
5.22.3、根据需要编制资产报表、损益表、现金流量表。