为了确保成功，每家公司都需要以最有效的方式购买商品和服务，并获得最优惠的价格**。 采购管理可以帮助企业实现这一目标。 在本文中，我们将介绍什么是采购管理流程，以及您可以遵循哪些最佳实践来确保此流程的成功。
采购管理是管理公司从商家和卖家那里购买商品和服务的过程。 这包括自购。 它是大多数公司运营不可或缺的一部分，包括识别需要购买的产品、获得批准、发送采购订单、确保按时收到交货、检查物品的质量和数量等等。
目标是有效地从购买中获取最大价值，并通过最小化**链的风险来确保企业能够继续进行所需的购买。 归根结底，这是为了保持业务平稳高效地运行。
在采购领域，许多类似的术语被随意使用，可能会造成混淆。 在我们深入研究采购管理流程之前，我们将明确定义您在开始之前需要了解的三个术语。
采购
这是在购买之前完成的，它涉及战略性地寻找和审查最好的商家。 它评估质量、交货时间和商家声誉等因素。
购买
这是一个涉及购买本身的过程。 它通常以采购申请（如下所述）开始，以采购订单（如下所述）结束。
采购
采购是公司为获得开展业务所需的商品和服务而经历的整个过程。
采购管理流程是一个循环，涉及从内部需求到外部付款的所有内容。虽然不同的组织有不同的采购管理方式，但采购管理流程通常遵循以下七个步骤。
采购申请
每次采购都从申请开始，采购申请是团队陈述需求和请求内部批准的方式。 请购单通常是纸质或电子**，并概述了采购的确切要求和成本的理由。 与使用纸质**或 Excel 相比，使用采购软件更容易管理请购单。
预算编制和批准
收到申请后，经理和采购团队将对其进行审查，以确保其满足可行需求，并检查预算中是否有足够的空间用于采购。 在某些情况下，团队经理将是审批过程中的最终决策者，而在其他情况下，它将是采购团队本身。
在线询盘或在线询盘
某些（但不是全部）采购需要征求建议书 （RFP） 或征求建议书 （RFQ），它们相似但不完全相同。 这些请求将发送给所有相关供应商，并要求他们提交满足所需需求的请求或建议。 或者，一些公司通过查看商家目录或直接联系他们来跳过此步骤。
** 商选择和合同
收到 RFP 或 RFQ（如果您跳过该步骤，则不会收到 RFP，则不会收到），公司将对其进行审查，以获取满足其需求的最佳条款和能力。 这不会是唯一的决定因素，因为交付速度、质量、ESG 采购合规性和许多其他因素都会影响选择哪个供应商。
组织还可以在流程的这个阶段起草合同，概述付款条件、交付期望、质量等的所有细节。 但是，这不是必需的，如果立即需要继续购买，可以稍后解决。
采购订单
为了正式进行购买，组织将发送采购订单 （PO），这是一份正式文件，其中说明了购买所需的所有信息：数量、交货地址、预计交货日期、付款条件等。 一旦商家确认已与采购订单达成协议，它就成为具有法律约束力的文件，以确保买方的交货和付款。
接收
这是交付商品或服务的步骤。 对于团队来说，检查交货是否符合采购订单和合同中详述的数量、质量和其他要求非常重要。 商家还将发送发票，如果订单符合他们的期望，则将在下一步进行对账和付款。
应付帐款
收到订单和发票后，应付账款团队将负责付款。 但是，他们将使用称为“三方匹配发票审批”的流程来检查他们是否没有支付额外费用或为未收到的物品付款。
在此过程中，他们验证 3 个文档的一致性：采购订单、收据和发票。 如果三者都匹配，那么他们就可以支付发票。 如果没有，他们会将其发回以澄清。 使用采购管理系统进行采购和应付账款可以更轻松地匹配这些文件并确保快速正确的付款。
请注意，在整个过程中，您的组织可以改变需求、从市场研究中寻找新的见解、更换供应商或采取您能想到的任何行动来获得更好的条款。 采购团队应始终寻找从采购流程中获得更多价值的方法。
虽然遵循采购管理流程是一个好的开始，但从一开始就执行并坚持战略可以帮助获取最大价值。 最佳实践可帮助您的组织超越短期目标，并在执行日常采购流程时保持使命。 每家公司都会根据其独特的需求制定不同的最佳实践（这就是为什么最好使用灵活的软件系统），但这三家公司提供了一个任何组织都可以使用的通用框架。
制定采购策略
在开始实施日常采购管理流程之前，制定总体战略是明智的。 该战略不应只针对采购，而应针对整个采购，包括采购和应付账款。 你的整体战略应该从使命宣言开始，为你想要实现的目标定下基调。
建立您的采购周期
创建适合您预算的采购周期是采购管理的关键。 采购周期是组织在进行采购之前必须经历的一个步骤。 它包括确保对产品的需求，确定需要多少产品以及何时需要。 这是采购流程的一部分，涉及从采购申请到采购订单。 它涉及多人的批准，可能涉及许多不同的因素，例如成本、紧迫性、时间表和预算。
最重要的是系统必须易于使用，否则将无法工作。 白码采购管理系统是一个强大的采购管理系统，它提供上述所有好处，并且您的团队很容易上手。 无论您做出什么选择，投资于正确的采购系统都是改善采购管理的关键，也可能是最重要的最佳实践。