在宏观层面,我国经济已从快速增长阶段转向高质量发展阶段,国家高度重视各类企业高质量发展,2017年,国家认监委率先开展质量管理体系分级认证研究试点,2021年, 工业和信息化部在《关于2021年度产业质量品牌建设的通知》中明确提出:鼓励行业协会开展质量管理体系成熟度评价,指导企业通过自我评价诊断和试点评价。体系识别和改进质量管理中的不足,不断提高质量管理体系的有效性和成熟度,推动企业质量管理由合规走向卓越。
在微观层面,不少企业加快了质量改进行动的步伐,开始探索质量管理的系统化改进。 开展质量管理体系成熟度评价,是企业自身质量管理改进的客观要求,是推动企业质量管理体系从合规向精益求精的有力工具。
在此背景下,质量管理体系的成熟度评价得到了广大企业的广泛关注和认可。
1、准确理解管理体系成熟度评价的内涵是成熟度评价成功的前提
1)成熟度评估的概念。
在《衡量项目管理能力》一书中:“管理成熟度意味着一个企业管理得到充分发展的过程阶段,也意味着对它为什么能够成功以及如何避免常规问题的理解和可见性。 在T CAQ 10102-2022《质量管理体系成熟度评价指南》中:“管理体系的成熟度是指企业管理体系的水平或完善程度”。 从上面的讨论可以看出,成功的质量管理体系成熟度评估的产出应该包括但不限于以下几个方面:明确界定企业质量管理体系的发展阶段,即成熟度水平; 明确企业的关键成功因素(或管理实践中的亮点和优势); 明确指出企业管理和经营中存在的问题和不足; 明确给出改进建议和方向。
2)成熟度评估与合规评估的区别。
为保证评价结果达到预期目标,应严格区分合规评价和成熟度评价的区别,准确把握,两者的主要区别见表1。
从以上差异可以看出,从企业质量管理体系的自我完善和完善的角度来看,成熟度评价能够更好地促进管理体系有效性的完善和提高,是当前高质量发展背景下企业提升管理体系有效性的有力方法和工具。
二、质量管理体系成熟度评价模型的选择
自1979年菲利普·克罗斯比(Philip Crosby)将成熟度概念引入质量管理领域并提出著名的质量成熟度网格理论以来,质量管理成熟度评估模型已进入百花齐放的阶段。 其中,中国质量协会制定的T CAQ 10102-2022《质量管理体系成熟度评价导则》(以下简称《评价导则》),因其评价模式与企业质量管理体系的实际运行紧密结合,同时易于学习和使用,具有普遍适用性。
1)评估模型的特征。
该标准明确界定了质量管理体系的成熟度评价模型,评价模型的特点主要包括以下几个方面:
1.它的应用范围很广。
该评价模型适用于已建立并运行质量管理体系的各类企业,是通用标准,鼓励企业结合行业和企业特点,根据本标准的应用,制定更多可操作的行业或企业成熟度评价规则。
2.定性和定量评估的结合。
采用定性和定量评价方法,从PDCA四个维度对各评价项目进行定性和定量评价,在定性评价的基础上实现定量评价,保证定性评价和定量评价的一致性和定量评价的客观性。
3.评估的重点是企业的运营方面。
在评价条款的分配中,“支持”和“运营”条款的总占比为58%,表明本标准的评价侧重于企业的运营水平,即被评估企业的“管理支持过程”和“产品实现过程或主要过程”。
4.评估项目设置。
根据《质量管理体系要求》(GB T 19001-2016)标准和评价要求,采用二级评价项目,一级评价项目共7个,二级评价项目28个,对应GBT 19001-2016标准第4章至第10章的一级、二级条款,一级、二级条款分布如表2所示。
5.成熟度级别。
评价模型将企业质量管理体系的成熟度从低到高分为反应级、标准级、高级级、优秀级和基准级五个等级,并描述了五个等级的特征。
6.合议机制。
为消除重大分歧,保证评价结果的一致性和客观性,该标准建立了合议机制,明确了合议议的启动条件。
2)应用场景。
该评价模型可用于企业质量管理体系成熟度的自我评价、第二方和第三方评价。 企业进行成熟度评估的场景主要有以下几种:对于企业自身质量管理体系的诊断和改进,成熟度评估可以单独进行,也可以结合管理体系的内部审核和认证审核进行; 用于集团公司对其下属企业的管理体系进行评估,并在成员单位之间进行横向比较; 用于企业对企业管理的质量管理体系水平和质量保证能力进行分级评价。
3、开展质量管理体系成熟度评价的模式和方法
1)制定《行业质量管理体系成熟度评价规则》。
为使成熟度评价更具可操作性和针对性,我们在此评价总准则的基础上,在维持总体评价模型和总体评价模型的前提下,对评价项目进行了分解细化,结合行业特点, 通用标准对应28个二级评价项目,并增加了相应的行业评价项目、分配点、评价项目关注点、绩效监测等项目。《行业质量管理体系成熟度评价细则》可以使评价更具可操作性和针对性,也更易于企业评价人员理解和使用。目前,我们已经初步制定了电子、机械、化工、煤炭生产四个行业的成熟度评价规则。 其中,该条款为评价总准则中相应的评价项目,行业企业评价项目是某一特定行业中与该评价条款相对应的行业评价内容,并对评价项目进行定量评分,评价项目在进行评价时重点关注相应行业评价项目要评价的内容, 绩效监控是评价项目对应的主要绩效监控指标。
2)企业开展质量管理体系成熟度评价的基本模式。
被评估企业进行质量管理体系成熟度评价有两种基本模式,一种是直接以通用《评价导则》为依据,另一种是以通用《评价导则》为基础,首先结合企业特点,制定具有企业特点的《企业质量管理体系成熟度评价规则》, 然后按照总的《评价导则》和《企业质量管理体系成熟度评价规则》进行评价。
第一种方法的优点是准备时间短,评估成本低,但评估团队成员水平高。 第二种方法的优点是可操作性强,易于评估小组成员理解和掌握,评估的准确性高,但成本高。
3)企业开展质量管理体系成熟度评价的路径和方法。
准则和标准“ 7《评价程序》明确了成熟度评价的实施程序,将评价过程分为八个程序,即:评价分数和评价时间的确定、评价准备、第一次会议、现场评价、独立评价、合议评价、期末会议和评价后活动。 基于多重成熟度评估的实践经验,从评估团队的可操作性角度出发,上述程序可分为9个实施步骤,即:确定评估目的,界定范围; 组建项目评估小组; 制定评估计划; 集团内部技术披露,统一思路和操作方法; 小组内准备(根据计划准备现场评估清单、表格等); 现场评估; 进行定性和定量评分; 编制成熟度评估报告; 最后会议和评估后活动。
1.确定评估的目的和范围。
首先,明确了企业质量管理体系成熟度评价的主要目的。 一般来说,成熟度评估的主要目的是对不同企业进行横向比较,促进企业质量管理的改进,或两者兼而有之。 例如,某企业对进行成熟度评价目的的描述:成熟度对公司质量管理水平进行全面评价,根据成熟度评价标准(T CAQ 10102-2022),进行全面的质量管理体系诊断,确定质量管理成熟度等级,明确公司质量管理活动的优势和改进机会, 帮助企业识别需要改进和创新的领域,并为公司质量计划的制定提供意见。
其次,要明确被评估企业的物理范围和经营活动,可以覆盖整个企业,也可以覆盖企业的一部分。 例如,某企业定义成熟度评估的范围:广州华城广场公司管理总部和新汇区新会加工厂涉及的产品**和产品开发业务组、运营数字化和数字化支撑业务群、市场产品管理业务群、区域和外事管理业务群, 广东省江门市。
2.组建项目评估小组。
确定评价小组的负责人和成员,其中组长负责评价方案的规划、现场沟通协调、企业评价报告的编写、主持第一次和最后一次沟通会议等,组成员负责完成组长交办的任务。 评价小组成员的能力是决定评价质量的关键因素,一般应由参加过成熟度评价体系培训的人员担任,成员应为行业或企业某一领域的专家。
3.制定评估计划;
组长应编制企业的《质量管理体系成熟度评价实施方案》,其中应包括但不限于被评价企业名称、评价范围、现场评价时间、项目目的、评价小组组成、现场评价活动时间表的详细安排及相关注意事项; 等,并应提前7个工作日将评估实施计划传送给被评估企业。评估工作量一般为合规审核员天数的1天5 2次。
4.集团内部技术披露,统一思路和操作方法。
技术公开事项包括但不限于工作任务、分工、专业培训、进度安排、评价过程控制要求、评价过程行为准则、安全注意事项、保密要求、报告撰写要求、评价标准解释、定性和定量评价思路等,目的是统一评价小组成员的操作思路和方法。
5.小组内准备(根据计划准备现场评估清单、表格等);
评价表应涵盖分工要素,明确评价重点内容和评价方法,保证评价信息的准确性和全面性,并对同一要素的成员进行评价,并讨论该要素的评价内容。
6.现场评估;
评估按照评估计划进行,第一次会议由组长主持。 第一次会议的内容应说明以下事项:评价小组成员、评价范围、成熟度评价模型、定性和定量评价指标、评价结果和产出、评价报告提交、人员分工和日程安排、评价过程协调和解释等。
第一次会议结束后,评估小组成员进入现场进行评估。 现场评价一般按照评价清单收集现场评价证据,方法一般包括现场观察、资料审查、沟通等。 在现场评估过程中,评估组长应定期与企业成员召开沟通会,就评估情况进行沟通,并应将组内其他团队成员需要注意的信息讲清楚,并按组长的要求按时按质提交评估结果; 评估结果应当在事实方面清晰准确,合理且有根据。如果考核小组成员不清楚或准备不充分,需要及时与组长或其他组成员沟通,组员需要有团队合作精神,认真负责地完成组长安排的工作。 如果团队成员无法提前或按时完成工作,需要及时与组长沟通,由组长进行协调安排。
7.进行定性评价和定量评分。
1)汇总整理,形成“综述发现清单”。
评价小组根据现场评审收集的客观证据,逐字描述“评审结果清单”,并汇总评价小组所有成员的评审结果,形成一个总的“评审结果清单”,其中包括问题描述和良好做法。 评估小组获得的评估结果,不是确认自己达到或不符合某个标准或标准,然后提交不符合报告,而是利用评估中发现的事实,比较成熟度特征来判断成熟度水平。
2)定性评价。
评价员筛选与自身分工评价条款相关的“评价结果”,每个客观证据都对评价结果产生影响,团队成员根据筛选的评价结果清单完成对各自事业部的定性评价,并将企业现状与《指南和标准》附录B进行对比。1 《定性成熟度评估指南》的分级特征对比是从初始水平逐步提高到更高成熟度水平,而目前的成熟度水平是迄今为止可以达到的最高成熟度水平。 定性评价描述要求对每个二级评价项目进行评价和描述,描述要突出良好做法和存在的问题,在二级评价项目定性评价的基础上,对一级评价项目进行系统评价和描述,突出整体系统化。
3)定量评分。
在定性评估的基础上,根据《导则》和《标准》附录B2.《成熟度量化评分指南》从PDCA的四个维度对每个二级评价项目进行评分,并以中位数作为评价项目的百分点分数,一般评价项目的最终分数不能超过“规划分数(P)”,一级评价项目对应的二级评价项目的分数之和即为一级评价项目的最终分数, 而所有7个一级评价项目的得分之和,即为被评估企业的总分。
8.编制《质量管理体系成熟度评估报告》。
定性和定量评价完成后,由评价组长负责形成企业质量管理体系成熟度总体评分,给出成熟度等级,并起草评价报告,由评价组长编制《质量管理体系成熟度评价报告》,包括但不限于以下内容: 请参阅表 3。
统计分析工具在评价分析过程中的应用,将使评价结果更加科学、系统化,展示更加直观,如折线图、雷达图或条形图,如图1和图2所示。
9.最后会议和评估后活动。
由组长主持最终会议,最终会议的主要内容应包括但不限于传达评估的实施情况、评估结果,使被评估部门了解评估结果、改进方向和建议等,使被评估部门能够计划和完成纠正和纠正措施。
评估后活动包括:对拟议的改进项目进行原因分析; 制定改进措施并实施相关措施; 对提出的优点或亮点进行进一步总结、提炼和固化。 需要注意的是,成熟度评价提出的问题或改进建议往往是系统性的,与合规审核中的不合格项整改不同,改进一般需要很长时间,有时可能持续1、2年,因此需要制定系统的整改计划,提高质量管理体系的整体成熟度。
四、质量管理体系成熟度评价成功实施的关键因素
管理体系的成熟度评估不是一门精确的科学,成熟度评估成功实施的关键因素主要有以下几个方面:评估团队成员的能力; 严格的评价过程控制; 评价报告层次高、深入、系统。
合格的评估小组成员应具备以下能力:准确把握和理解成熟度评估准则的内涵; 具备相关管理知识和丰富的管理实践和经验; 熟练掌握现场评审的技巧和方法; 结构化思维能力。
评价过程要严格按照《评价指南》的要求,特别是定性和定量评价的要求和方法,严格区分成熟度评价与合规审计的区别,坚决杜绝将成熟度评价做成大型合规审计。 评价报告的高度、深度和系统化直接决定了评价结果的价值,评价报告应能够站在整个企业的高度,对涉及的管理业务活动进行深入的评价,并能够系统地总结和提炼评价结果。