过去在外贸行业的会计工作中，我们通常依靠人工记账。 一个简单的软件系统被用作财务会计的辅助工具。 无论会计是处理发票、采购单据、进出口报关单、增值税海关缴费凭证，还是办理外币资金、费用报销、收付等，都依赖人工凭证和人工核算。 在竞争激烈的当下，如果外贸行业的会计核算仍然主要依靠人工核算，我们很难在市场上保持效率优势。 随着技术条件的发展，外贸行业会计亟需从过去的计算机化时代向智能化、一体化时代转变。
Zoho Books 是一款智能金融簿记软件。 具有应收账款、应付账款、存货自动跟踪、银行及财税报表等一系列功能，是众多外贸及海外客户信赖的金融工具。
本期，我们想分享Zoho（卓豪）售前技术支持工程师郭鹏在Zoholics用户大会上的主题：解锁外贸行业的财务簿记与采购、销售和库存管理。
账簿可以通过财务人员独立创建票据凭证、业务人员在开展业务过程中转换单据生成凭证、金融数字账户绑定外币银行账户获取票据、一键导入系统等方式获取票据，或者一键导入一批进项发票和输出发票。 自创模式、一键导入方式、一流的获取方式等多种轻松获取票据的方式，可满足企业全场景使用。
在做账和凭证的过程中，汇率的频繁波动常常让我们感到头疼。 账簿开通了汇率中心，可实现汇率的实时同步。 会计师不必每次记账时都检查汇率，也不必担心因为不使用新汇率而赔钱。
当我们同时前往多个不同的国家旅行时，每个销售订单可能使用不同的外币，这会导致我们在进行财务会计时出现过多的货币类型和大量的转换工作。 账簿可以将不同的外币兑换成统一的基础货币，例如，单据中的所有外币都自动兑换成**人民币进行会计核算。
财务人员在会计核算过程中难免会出现不会计的情况，账簿提供了一键锁定功能，如果销售订单中的账户不均匀，可以暂时屏蔽销售订单，防止新账户进来，以此类推，现有账户平仓后，我们将其解锁， 无忧无虑，方便快捷。
具体来说，金融账户与外汇银行绑定后，银行卡账户可以自动同步账户的银行对账单，这样我们就可以在对账过程中更加高效和准确。
例如，如果我们需要更新几个文档，某个季度或某个年份，我们可以选择批量更新它们。 此外，Books 还支持更新文档上的某个字段，从而节省进行更改的时间和精力。
我们可以在系统中为特定领域（例如销售费用）创建预算。 一旦我们真正开展业务，我们可以将预算与实际支出进行比较，因此我们可以实时获得当前支出的整体财务细节。
借助 BOOKS，我们可以在一个地方管理销售、采购、库存和财务。
发票简化，这表现在短时间内创建发票，立即将**转换为发票，以及定期发票的自动执行。
快速收集：确保无缝**付款，自动提醒以掌握付款、跟踪进度并避免损失。
客户门户功能：此功能主要提供进入系统的链接，并限制客户在系统中查看的权限，客户可以在自助服务终端上与我们一起查看信息。 例如帮助他们完成付款、与发票交互、允许接受、获得反馈和评论等等。
简化采购：简化我们的采购流程，能够在几秒钟内快速创建采购订单。 为了简化购买过程，您还可以设置各种模板。
应付帐款：具体来说，我们的采购订单可以快速转换为应收票据，一些经常性费用和票据会自动生成相应的单据。
主要体现在库存管理、库存估价、库存调整等方面。
这包括自动文档扫描、直接银行连接和快速交易验证。
除了上面介绍的功能外，Books 也是一个全生态产品，可以与 Zoho 旗下的 50 多个 SaaS 应用程序集成，例如与 Zoho CRM 集成，这使我们能够管理客户交易并提高部门之间的协作效率。
此外，Books还可以与外部第三方应用程序集成，例如集成支付工具等，Books是一个开放高效的平台。 如果您有兴趣，我们有更多的功能和示例来帮助您在全球范围内顺利开展业务。