易萌报销重复核对工具的核心作用是解决电子凭证在数字发票、电子发票、财务电子票据等财务处理日常报销工作中重复打印电子凭证的风险。
其核心功能包括电子发票重复核对、发票真实性核对、发票台账管理和电子发票原始归档等,财务部门可根据单位实际管理需求和场景选择使用相关功能,以下是几种常见的使用场景供参考:
如果单位只是想在报销人员提交的电子发票打印输出件上快速录入发票信息,查看发票是否报销,那么财务可以直接使用亿盟报销重复核对工具的报销重复核对功能,快速识别发票的基本信息(**码、 号码、发票日期、金额等基本信息)扫描发票打印件并核对重复,重复报销的发票会自动提醒,未报销的发票可一键保存。
目前支持普通电子发票等单据的扫码识别功能。
如果发票正常,它会自动返回并显示所有的人脸信息,包括卖家、买家信息和项目信息。 如果是发票异常,将退回异常,财务人员可根据反馈进行后续处理。
一蒙报销重复核对工具的真实性核验结果与国家税务总局国家增值税发票核验平台结果一致,目前支持数字电子发票(普通发票、增值税专用发票)、增值税电子普通发票、增值税电子专用发票、增值税普通发票等发票类型的真实性核验, 和增值税专用发票。
如需同时核对副本,需完成电子发票原件的归档工作(按照《财政部会计司关于公布电子凭证会计数据标准(试行版)的通知》等文件要求,如果单位打印电子发票报销, 需要保留原始发票),则报销人员和财务人员需要相互配合。
首先,在向财务审核提交报销单之前,员工通过亿盟报销重复核对工具的员工端将原始电子发票上传到系统平台,系统会自动识别并存储在发票池中(如果上传的发票已经报销,会提醒重复,不允许上传)。
财务人员通过扫描报销后将报销电子发票打印的***复印件进行复印件核对,没有问题即可审核,保存到电子发票分类账中。
只需扫码识别核对重复,系统获取的信息有限,只能满足防止重复报销的要求,财务部门也可以根据需要手动录入其他信息,从而建立更完整的发票报销台账。
此外,您还可以使用真伪检查功能或原件上传识别功能,自动获取发票正面的更多信息,加上补充凭证号、报销人员等信息,建立包含原件的更完整的报销台账。
如果团队中有多个人同时想使用怡盟报销重复核对工具,或者单位有多个分支机构需要同时使用怡盟报销重复核对工具,除了每个人或每个分支机构独立使用外,还可以通过联合复查确定管理员并提供邀请码, 其他人可以通过邀请**加入团队,建立单位统一的电子发票报销台账。