1、员工管理制度
1.为营造和谐、健康、文明、积极的工作环境，加强档案保密安全管理，特制定本制度。 2.从事档案数字化工作的人员必须按照规定完成安全保密教育，签订保密承诺书，并在县档案馆科技信息股登记后方可进入工作现场。 3.工作人员必须遵守相应的考勤、考核、安全保密管理等规章制度。 4.员工必须遵守现场管理制度，不得携带手机、相机、包包等个人物品进入工作场所。 5.工作时间内，禁止吃饭、睡觉、挂机、上网、听**等影响工作或与工作无关的行为。 6.工作人员应严格按照工作流程和标准从事各项工作，不得擅自修改操作标准。 7.上班时间应统一着装或挂上班，不浓妆艳抹，朴实大方，端庄得体。 8.工地文件和个人办公用品摆放整齐，公共饮水区摆放水杯。 9.工作人员应当遵守相关工作设备的安全操作规程，不得擅自在岗位职责范围之外使用其他设备。 10.未经许可，不得随意前往其他部门，非工作时间不得前往办公区，不得将非工作人员带入办公区。 11.获准换工作的员工必须在离职前完成交接。 
2.数字工作文件的传输和归还管理系统
1.安排专人负责档案的移交和归还工作，妥善保管档案实体。 2.严格执行出入境档案定期检查盘点制度。 3.每个长假前，都会对档案进行彻底检查，并密封文件柜。 4.注重档案的保管保管，加强档案检索归还和工作过程中的清点和核对。 5.下班后，不允许将散落的文件存放在桌面上，未经允许不得将文件带出工作场所。 6.在工作过程中，不得损坏档案，不得复制或更改档案内容，不得泄露档案信息，不得丢失档案和档案信息。 7.档案借阅还应按照规定办理登记手续，并亲自认真核对。 8.借出的档案资料应认真交由手续办理。转让双方应根据转让目录认真清点核对，填写文件转让文件两份，双方各持有一份。 9.移交双方阅览、归还档案，应当根据移交单当面清点，办理移交还档案手续。 
3. 数字化工作数据管理系统
1.档案保密工作领导小组统一领导安全保密管理，处置突发事件。 2.数据库管理员每天对系统数据进行更新和备份，每月对系统数据进行全量备份。 3.磁盘、光盘等存储介质由专人保管，并放置在专用储物柜中。 4.定期检查并转储需要长期存储的备份数据。 5.计算机系统的数据库根据需要备份在光盘（存档CD-ROM）或硬盘上。 6.数字工作者应严格按照计算机系统的操作程序存储和备份数据。 7.不得超出权限随意删除或修改计算机系统中的数据。 8.计算机系统管理部门定期检查服务器的数据备份。 9.为了防止病毒造成严重后果，必须严格管理外来光盘、移动磁盘和软件，原则上不允许在局域网内部计算机上使用外来光盘、移动磁盘和软件。 如果确实需要用于工作，则必须事先进行抗病毒（antivirus）处理，并确认没有病毒感染后才能使用。 10.不得擅自将处理机密信息的计算机、移动存储介质、传真机、复印机等办公自动化设备交给外部人员维修未经专业解密的文件、资料、办公自动化设备等保密载体，不得赠送或者丢弃。 
4. 数字设备使用规定
1.设备的使用坚持“安全第一，预防为主”的原则。 操作人员必须爱护设备，熟练掌握设备的性能、操作要求，不得违章操作。 2.设备损坏必须立即报告，原因必须及时查明并修理，设备不准带病使用。 不得因非维护需要而拆卸设备，防止人为损坏。 3.数字化外包企业应加强对作业现场的电脑、扫描仪、打印机、打印纸、光盘等存储打印设备的管理。 4.必须锁定或阻止计算机上的光驱、蓝牙、红外线和 USB 端口（必要设备除外）。 5.服务器由专人使用，其他人不得使用服务器。 6.电脑采用高安全性屏幕网线和水晶头，所有设备外壳均接地，确保安全。 7.操作人员在使用设备前应做好安全检查，发现设备有故障或异常时应停止使用，并及时报修。 数码企业应加强对电力线路和电源的巡检，防止线路老化或受潮引发安全事故。 8.每天下班前，操作人员应确认数据保存完毕，并依次关闭设备电源和数字站点总电源。 9.严禁在数字现场使用电炉、快热等电器，严禁携带蜡烛、打火机等易燃易爆物品。 10.经常对设备进行维护保养，保持设备清洁良好，报废设备应报有关部门批准，并及时登记、注销或更换、补充。 
5、档案数字化监管体系
1.对于项目金额较大的档案数字化项目，需要专业的档案数字化监督公司对项目进行监督。 2.监理项目组由总工程师和监理工程师组成。 3.在档案数字化项目全过程中，总工程师必须全程在场，无特殊原因不得离开项目现场。 4.所有主管必须具有丰富的档案数字化经验，具有良好的职业道德，并遵守《档案数字化员工管理制度》。 5.档案数字化监管的主要内容：纸质档案的监管，包括收集、整理、标准化和修复。 目录数据监督，包括数据库中每个条目的内容和格式的准确性，是否填写了必填项等。 元数据监督，包括元数据元素的完整性和分配的标准化。 数字图像监控，包括数字化参数、存储路径、命名精度、图像完整性、排列顺序精度、图像质量、图像压缩等。 数据挂钩监督，包括目录数据及其对应数字图像挂钩的准确性。 监测储存载体，包括载体的可用性、病毒的存在与否等。 工作现场监督，包括数字化实施人员、项目现场档案实体安全、处理设备安全、处理数据安全、项目现场施工日志、项目现场监督日志等。 6.档案数字化监管标准：要求档案符合相关规范要求，纸质档案回收率达到100%，能用计算机自动检查的物品，用计算机自动检查，检查合格率100%。 对于不能由计算机自动检测的物品，可根据情况以件或卷的形式进行人工检测，抽检率不低于90%，数据库条目和数字图像内容的准确性抽检合格率为100%，其他内容的抽检合格率不低于95%。 
6. 数字化工地管理系统
1.全体工作人员必须严格按照《中华人民共和国档案法》、《保密法》等国家法律法规对档案进行预处理和数字化处理，必须严格保密，严防泄密、丢失，否则必须追究责任，严肃处理。 2.项目参与者必须签署信息安全保密协议才能工作。 3.严禁员工进入办公室携带手机、照相机、摄像机、笔记本电脑、各种移动存储介质等与工作无关的个人物品等个人信息设备，严禁将场所内的任何物品带出场所。 4.工作人员进入办公场所时必须穿着统一的工作服上班，不得随意串联工作，非项目人员不得带入办公区域。 5.设置文件预处理区、描述区、扫描区、装订区等功能区域，各功能区应有明显标志，工作现场档案规范有序。 6.工作人员要注意档案的保管和保管，不得擅自将档案带出车间，不得撕毁档案，不得随意丢弃档案;废弃的打印目录、备注页、卷纸等将被销毁或粉碎。 7.不同岗位的人员不得互相谈论对方的工作条件，询问自己的工作情况，不准阅读或讨论档案内容及相关情况。 8.注意安全操作，做好上班前后的安全防范工作，下班后自觉关闭个人使用的设备的电源。 9.值班人员下班后，应检查机器是否熄机、熄灯、关窗、断电、门锁等关键部位是否安全，确保档案、档案资料、仓库、车间及各种设备的安全。 10.工作场所禁止吸烟;工作场所必须保持干净整洁，公共饮水场所必须放置水杯，工作前后必须保持桌子清洁无杂物。 11.做好办公室的防盗、防火、防尘、防潮、防鼠、防晒工作，并安排专人值班检查。
7. 数字化处理保密管理制度
1.严格遵守国家秘密，不得以任何方式向外界传播、泄露本项目涉及的档案秘密。 2.不要干预不属于您工作职责范围的项目所涉及的秘密。 3.严格遵守文件注册和保密规定。 秘密文件存放在带有安全设施的文件柜中。 4.在公共场所、私信、家庭与子女交流时，不得谈论或交出机密文件的内容或文件。 5.严格遵守保密文件、资料、档案借阅管理制度。 6.涉及秘密的文件、资料、档案，未经许可不得查阅、复印、摘录、传播，不得以明信、电报、明文等形式传达涉密事项。 7.工作需要转印、复印时，必须事先书面提交档案馆批准，相关手续完成后，在有关人员的监督下进行，副本按照文件保密规定进行管理。 8.所有数字处理人员必须确保文件和资料的完整性，不得丢失或损坏;您不得以任何方式复制、摘录或转录文档中的任何内容，也不得以任何形式向外界披露任何内容。 数字档案管理面向全网开放
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